Que faut-il acheter pour un congrès d’entrepreneurs ?

Pour un congrès d’entrepreneurs, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut aussi prévoir le matériel de présentation, les branchements, la vaisselle du buffet et l’accueil des participants. Cette liste vous aide à vérifier les éléments à acheter ou à faire livrer avant le jour J. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une marge de 5 à 10 % pour les consommables et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Buzzerqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Tasses à caféqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Saladiers pour buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Pancartes de tableqté 12
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Supports promotionnelsqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 plateaux
- Spa Rood - 6 plateaux
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bitter lemon - 3 bouteilles
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Pilsener - 8 plateaux
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 10 bouteilles
- Glaçons - 25 kilo
- Mini croissants - 120 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Filet de dinde - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Rosbif - 1,5 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Confiture - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Melons - 4 pièces
- Yaourt - 8 litres
- Granola - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 3 kilos
- Mélange de noix apéritives - 3 kilos
- Mini boulettes de viande - 6 kilo
- Bitterballen végétariennes - 4 kilo
- Mini nems - 4 kilos
- Soufflés au fromage - 3 kilo
- Sauce satay - 3 liters
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Basilic - 10 bottes
- Ail - 10 têtes
- Parmesan - 1 kilo
- Pâtes - 8 kilos
- Pesto - 2 kilo
- Tomates cerises - 4 kilos
- Mozzarella - 3 kilo
- Salade de riz - 8 kilo
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Salade verte - 8 kilos
- Légumes grillés - 6 kilo
- Filet de poulet - 12 kilo
- Burgers végétariens - 80 pièces
- Mini-pains pour burgers - 120 pièces
- Croquettes de pommes de terre - 12 kilos
- Haricots verts - 8 kilos
- Champignons - 5 kilos
- Crème chantilly - 3 litres
- Sauce au chocolat - 2 litres
- Glace à la vanille - 12 litres
- Fruits frais pour le dessert - 8 kilo
- Biscuits dessert - 6 paquets
- Dosettes de lait pour café - 500 pièces
- Cuillères à café - 130 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, les badges nominatifs et la liste des participants au moins 24 heures avant l’ouverture. Imprimez 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Pour chaque espace de présentation, vérifiez le branchement complet : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise. Testez chaque combinaison au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Comptez un verre à eau par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un buffet avec vin, prévoyez aussi un verre à vin par personne et quelques verres supplémentaires pour remplacer ceux qui tombent ou restent sur les tables.
Ne commandez pas uniquement les assiettes du plat principal : un buffet demande aussi des assiettes à dessert, des couverts, des louches, des saladiers et des plateaux de service. Vérifiez la quantité par rapport au nombre de convives avant de confirmer le traiteur.
Les batteries externes, les rallonges et les multiprises sont souvent oubliées jusqu’au montage. Regroupez-les dans une caisse identifiée avec les câbles HDMI, puis contrôlez leur présence la veille du congrès.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès ?: Préparez un badge par participant confirmé, plus 5 à 10 % de badges vierges. Gardez également la liste actualisée des inscrits pour corriger rapidement les noms à l’accueil.
Combien de verres faut-il acheter pour un congrès de 100 personnes ?: Prévoyez au minimum 110 verres à eau pour 100 participants. Si du vin est servi, ajoutez 110 verres à vin, avec une réserve séparée pour le buffet et les remplacements.
Quand faut-il vérifier le matériel technique du congrès ?: Faites une première vérification 48 heures avant pour repérer les câbles ou adaptateurs manquants. Refaites un test complet sur place au moins 60 minutes avant le début des prises de parole.
Quelle vaisselle prévoir pour un buffet de congrès ?: Pour 100 personnes, comptez au moins 110 assiettes de dîner, 110 assiettes à dessert et 110 jeux de couverts. Ajoutez les louches, saladiers et plateaux nécessaires au nombre de plats servis.

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