Qué necesitas comprar para un congreso empresarial

Un congreso empresarial necesita más que una sala y un programa: el registro, las ponencias, el catering y las pausas dependen de materiales concretos. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico y la vajilla que conviene tener controlados antes del día del evento. Calcula las cantidades según el número de inscritos y deja cerradas las compras y entregas con varios días de margen. Así evitarás descubrir que faltan cables, acreditaciones o vasos cuando ya hayan llegado los participantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 12
Mesa de registro
Mesa de oradores
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clickerscant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 130
Copas de vinocant. 130
Tazas de cafécant. 120
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Cocina

Cuencos para buffetcant. 12
Bandejas de serviciocant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4

Decoración

Mantelescant. 14
Cartas del menúcant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Portanombrescant. 120
Carteles direccionalescant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 4
Carteles de mesacant. 12
Bolígrafoscant. 130
Bloc de notascant. 120
Expositores promocionalescant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 bandejas
- Spa Rood - 6 bandejas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Ginger beer - 3 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Bitter lemon - 3 botellas
- Cerveza sin alcohol - 6 cajas
- Pilsener - 8 bandejas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Prosecco - 10 botellas
- Cubitos de hielo - 25 kilo
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 panes
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Rosbif - 1,5 kilo
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Mermelada - 4 tarros
- Miel - 2 tarros
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 3 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Melones - 4 unidades
- Yogur - 8 litros
- Granola - 3 kilo
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Bollos de pasas - 80 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Aceitunas - 3 kilos
- Frutos secos variados - 3 kilos
- Mini albóndigas - 6 kilos
- Bolas vegetales - 4 kilos
- Mini rollitos primavera - 4 kilos
- Suflés de queso - 3 kilo
- Salsa satay - 3 liter
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de ajo - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Albahaca - 10 manojos
- Ajo - 10 cabezas
- Queso parmesano - 1 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Pesto - 2 kilo
- Tomates cherry - 4 kilo
- Mozzarella - 3 kilo
- Ensalada de arroz - 8 kilo
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Ensalada verde - 8 kilos
- Verduras a la parrilla - 6 kilos
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 80 unidades
- Mini panecillos para hamburguesas - 120 unidades
- Croquetas de patata - 12 kilos
- Judías verdes - 8 kilos
- Champiñones - 5 kilos
- Nata montada - 3 litros
- Salsa de chocolate - 2 litros
- Helado de vainilla - 12 litros
- Fruta fresca para postre - 8 kilo
- Galletas de postre - 6 paquetes
- Copas de leche para café - 500 unidades
- Cucharillas - 130 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Esponjas - 12 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas

Consejos

Calcula al menos un vaso de agua por participante y por pausa, más un 10 % de reserva. Para el café, cuenta una taza por persona en cada servicio y añade algunas unidades extra para los ponentes y el equipo.
Prepara una acreditación para cada inscrito y lleva entre un 5 % y un 10 % adicional para cambios de última hora. La mesa de registro debe tener también la lista actualizada de participantes y material para ordenar las credenciales.
Comprueba la técnica con las presentaciones completas como mínimo 24 horas antes. Lleva cables HDMI, alargadores, regletas, baterías externas y un clicker de repuesto: suelen faltar justo cuando cambia el ponente.
Para el catering, separa la vajilla por servicio: platos de cena, platos de postre, cubiertos, vasos y copas. Pide al proveedor que confirme la entrega y las cantidades definitivas al menos 48 horas antes.
Reserva una mesa de registro, una mesa para los oradores y percheros según la distribución de la sala, no solo según el aforo. Deja pasillos libres y comprueba que la pantalla se vea desde todas las filas antes de fijar las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para un congreso empresarial?: Calcula un vaso por asistente y por pausa de café o agua, y añade un 10 % de margen. Para 100 participantes y dos pausas, prepara al menos 220 vasos si no se reutilizan.
¿Cuándo debo confirmar el catering del congreso?: Confirma el número definitivo de comensales, las preferencias dietéticas y el horario de entrega entre 48 y 72 horas antes. Guarda un pequeño margen para incorporar cambios de inscripción de última hora.
¿Qué equipo técnico necesito para las presentaciones?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, alargadores, regletas y clicker. Haz una prueba completa 24 horas antes y lleva cables y baterías de repuesto.
¿Cuántas acreditaciones debo imprimir?: Imprime una acreditación por persona inscrita y entre un 5 % y un 10 % adicional. Si esperas 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 credenciales para cubrir cambios, errores o registros en la entrada.

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