Que faut-il prévoir pour un congrès d’entrepreneurs ?

Pour un congrès d’entrepreneurs, les oublis concernent souvent l’accueil, les branchements et le service café plutôt que le contenu des conférences. Prévoyez le mobilier pour les participants, les intervenants et l’inscription, puis vérifiez la compatibilité du vidéoprojecteur, de l’ordinateur et des microphones. Pour les boissons, comptez au moins une tasse de café ou de thé par personne à chaque pause, avec une marge de 10 %. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel à réunir.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 110
Chaises des intervenantsqté 4
Pupitre
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux d'informationqté 8
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Poudre pour cappuccino - 1 kilogramme
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin pétillant sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Eau citronnée - 20 liter
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Croissants - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 4 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 4 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Salade de pâtes - 12 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 10 kilogrammes
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Brochettes de poulet - 150 pièces
- Brochettes de légumes végétariennes - 70 pièces
- Falafel vegan - 5 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Petits pains pour buffet - 160 pièces
- Biscuits au chocolat - 8 boîtes
- Crackers salés - 10 boîtes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Fromage apéritif - 4 kilogrammes
- Jus de raisin - 6 litres
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 600 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Filtres à café en papier - 300 pièces
- Gants alimentaires - 2 boîtes
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée de l’espace café : elle doit accueillir les badges, la liste des participants et le matériel d’accueil sans créer de file devant les boissons.
Comptez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 % de marge. Les intervenants doivent disposer de chaises distinctes près du pupitre, même lorsqu’ils interviennent debout.
Testez la chaîne complète au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, cliqueur, microphones, table de mixage et haut-parleurs doivent fonctionner ensemble.
Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone technique, ainsi que 2 stations de recharge pour 50 participants. Gardez les câbles hors des passages et identifiez les prises utilisées.
Pour chaque pause, prévoyez une tasse à café ou un verre d’eau par personne, plus 10 %. Ajoutez des thermos, des plateaux de service et suffisamment de cuillères à café : ces petits éléments manquent souvent au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès d’entrepreneurs ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, une chaise pour chaque intervenant et environ 5 % de réserve. Pour 100 participants, cela représente au moins 105 chaises, sans compter les besoins spécifiques des espaces d’accueil.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez un verre à eau par personne et par pause, avec 10 % de marge. Pour le café ou le thé, prévoyez une tasse par personne à chaque service ; pour 100 personnes et deux pauses, préparez donc environ 220 tasses ou gobelets.
Quand faut-il tester le matériel technique du congrès ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant le congrès, puis une vérification rapide 60 minutes avant l’arrivée des participants. Testez notamment les microphones sans fil, les présentations, le vidéoprojecteur, le cliqueur et les haut-parleurs.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges nominatifs ?: Imprimez les badges au plus tard 24 heures avant l’ouverture, après une dernière vérification de la liste des participants. Gardez 5 à 10 badges vierges pour les changements tardifs ou les inscriptions sur place.

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