Qué necesitas para un congreso empresarial

Un congreso empresarial necesita más que un programa y ponentes confirmados. Esta lista reúne el material que debes comprar, alquilar o llevar: mobiliario, equipos audiovisuales, vajilla y elementos para café y catering. Calcula las cantidades a partir del número de asistentes y añade margen para imprevistos. Conviene cerrar el pedido de catering y revisar la lista de compra con varios días de antelación, no cuando ya estés montando la sala.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 14
Sillascant. 110
Sillas para ponentescant. 4
Atril
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3

Decoración

Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Portanombrescant. 110
Paneles informativoscant. 8
Números de mesacant. 14

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Polvo para cappuccino - 1 kilogramo
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 48 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino espumoso sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Agua con limón - 20 litros
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Croissants - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 4 kilogram
- Jamón - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo - 3 kilogramo
- Hummus - 4 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Ketchup - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Ensalada de pasta - 12 kilogramo
- Ensalada de patata - 10 kilogramos
- Verduras a la parrilla - 8 kilogram
- Brochetas de pollo - 150 unidades
- Pinchos de verduras vegetarianos - 70 unidades
- Falafel vegano - 5 kilogramo
- Arroz - 8 kilogramo
- Sándwiches para el bufé - 160 stuks
- Galletas de chocolate - 8 cajas
- Crackers salados - 10 cajas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Queso para picar - 4 kilogram
- Zumo de uva - 6 litros
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Servilletas - 600 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Filtros de café de papel - 300 unidades
- Guantes de manipulación de alimentos - 2 cajas
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Detergente para lavavajillas - 2 litros
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiacristales - 2 litros
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Parches - 2 cajas

Consejos

Calcula las sillas para asistentes, ponentes y personal por separado: prepara al menos 2 sillas adicionales por cada 50 participantes para sustituciones o cambios de última hora.
Para la zona de registro, reserva una mesa exclusiva y prepara las tarjetas de nombre al menos 2 días antes; lleva también un pequeño excedente para inscripciones o cambios inesperados.
Comprueba el equipo audiovisual durante una prueba completa, como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, clic de presentación, cables y regletas deben funcionar juntos.
Calcula una taza de café por persona para cada pausa y añade aproximadamente un 10 % de margen. Para el agua, prevé al menos un vaso por asistente y por pausa, además de vasos para los ponentes.
No dejes la vajilla y el servicio para el mismo día. Cuenta platos, cubiertos, tazas y vasos según el número confirmado de asistentes y confirma el pedido de catering al menos 3 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso empresarial?: Calcula una silla por asistente y añade las de los ponentes y del personal de apoyo. Reserva 2 sillas extra por cada 50 asistentes para cubrir cambios, daños o necesidades imprevistas.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes del congreso, con el mismo portátil, presentaciones, cables y configuración de sonido. Repite una comprobación rápida al abrir la sala.
¿Cuánta vajilla necesito para un congreso?: Cuenta una unidad por persona y servicio: plato, cubiertos, vaso de agua y taza de café según el programa. Añade un margen del 10 % para roturas, cambios de asistentes y reposición durante las pausas.
¿Con cuánta antelación debo pedir el catering?: Confirma el pedido al menos 3 días antes y entrega al proveedor el número actualizado de asistentes y sus preferencias dietéticas. Revisa la cantidad final el día anterior.

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