Que faut-il prévoir pour un congrès d’astronomie ?

Un congrès d’astronomie demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les présentations, la sonorisation, les repas et une observation dans de bonnes conditions. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter, de la table d’inscription aux lampes rouges et aux piles de rechange. Vérifiez les quantités selon le nombre de participants, d’intervenants et de salles utilisées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 18
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pointeur laserqté 2
Télescopeqté 5
Astronome amateurqté 3
Jumellesqté 8
Lampes de poche rougesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 110
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Brochures du programmeqté 120
Cartes des étoilesqté 120
Brochures d’informationqté 120
Chemins de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 300 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 1 boîte
- Cacao en poudre - 1 kilogramme
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale gazeuse - 24 bouteilles
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière légère - 72 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Tire-bouchons - 3 pièces
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bretzels - 5 sacs
- Galettes de riz - 5 paquets
- Olives - 3 bocaux
- Assortiment de biscuits apéritifs - 4 sacs
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Melons - 6 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 10 pots
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Pain complet - 12 pains
- Baguette blanche - 20 pièces
- Baguette complète - 12 pièces
- Mini-croissants - 150 pièces
- Petits pains - 250 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Pommes de terre - 15 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Boulettes végétariennes - 5 kilogrammes
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Laitue - 10 têtes
- Roquette - 1 kilogramme
- Tomates - 5 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Haricots verts - 8 kilogram
- Brocoli - 8 kilogrammes
- Mélange de poivrons - 5 kilogrammes
- Champignons - 4 kilogram
- Feta - 2 kilogrammes
- Parmesan - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce pesto - 6 pots
- Sauce tomate - 8 pots
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Flocons de piment - 1 pot
- Tartes aux pommes - 6 pièces
- Gâteau au chocolat vegan - 3 pièces
- Biscuits sans gluten - 8 paquets
- Biscuits au beurre - 10 paquets
- Mini-muffins - 150 pièces
- Barres de chocolat noir - 10 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Nappes en papier - 12 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Gobelets jetables - 150 pièces
- Boîtes de conservation des aliments - 20 pièces
- Étiquettes pour repas spéciaux - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez une chaise par participant, puis ajoutez 5 à 10 % de places supplémentaires pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute.
Pour chaque salle de conférence, comptez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran et un câble HDMI. Ajoutez au moins 2 adaptateurs HDMI de formats différents si les intervenants utilisent leur propre ordinateur.
Prévoyez 2 à 3 verres à eau par personne pour la journée, ainsi que des tasses en nombre équivalent au nombre de participants attendus pour éviter de devoir les laver entre deux pauses.
Pour une observation nocturne, prévoyez au moins une lampe de poche rouge pour 3 à 4 personnes et un jeu de piles de rechange par lampe. Les lampes rouges évitent de gêner l’adaptation des yeux à l’obscurité.
Regroupez le matériel technique dans une caisse dédiée et testez-le au plus tard la veille. Gardez 2 rallonges et 2 multiprises de secours lorsque plusieurs équipements doivent être installés à distance des prises.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un congrès d’astronomie ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de marge. Pour 80 personnes, cela représente 84 à 88 chaises, sans compter les sièges réservés aux intervenants si la salle en comporte peu.
Quel matériel faut-il pour les présentations d’un congrès d’astronomie ?: Chaque salle utilisée doit disposer d’un ordinateur portable, d’un projecteur, d’un écran de projection et d’un câble HDMI. Ajoutez au moins 2 adaptateurs HDMI et testez toutes les présentations la veille, pas le matin de l’événement.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez 2 à 3 verres à eau par personne pour une journée complète et une tasse par personne pour chaque pause café si vous ne pouvez pas les laver sur place. Ajoutez 10 % de vaisselle pour absorber les pertes et les besoins des intervenants.
Que prévoir pour une observation au télescope le soir ?: Prévoyez un télescope, des jumelles, une lampe de poche rouge pour 3 à 4 personnes et un jeu de piles de rechange par lampe. Vérifiez le matériel au moins 24 heures avant le congrès et installez-le avant l’arrivée du public.

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