Einkaufsliste für den Astronomie-Kongress

Für einen Astronomie-Kongress brauchst du mehr als Beamer und Sitzplätze: Am Registrierungstisch müssen Namensschilder bereitliegen, Vorträge auf einem Laptop funktionieren und die Beobachtung auch bei Dunkelheit sicher ablaufen. Plane Technik mit Ersatzlösungen, Getränke für die Pausen und ausreichend Geschirr für die Verpflegung ein. Diese Liste hilft dir, Einkäufe und Leihmaterial rechtzeitig zu bündeln, statt am Kongresstag noch Adapter, Batterien oder Gläser zu suchen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 110
TischeAnz. 18
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 8

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaserpointerAnz. 2
TeleskopAnz. 5
SternenguckerAnz. 3
FerngläserAnz. 8
Rote TaschenlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 110
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
SternenkartenAnz. 120
InformationsbroschürenAnz. 120
TischläuferAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 300 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kakaopulver - 1 Kilogramm
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 20 Stück
- Kohlensäurehaltiges Mineralwasser - 24 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 36 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Leichtbier - 72 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Korkenzieher - 3 Stück
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Brezeln - 5 Tüten
- Reiswaffeln - 5 Packungen
- Oliven - 3 Gläser
- Gemischte Salzsnacks - 4 Beutel
- Gurke - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Paprika - 20 Stück
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Melonen - 6 Stück
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 10 Becher
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Schinken - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Vegetarische Aufstriche - 12 Becher
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißes Baguette - 20 Stück
- Vollkorn-Baguette - 12 Stück
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Brötchen - 250 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Kartoffeln - 15 Kilogramm
- Reis - 8 Kilogramm
- Pasta - 8 Kilogramm
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Bällchen - 5 Kilogramm
- Gemüseburger - 40 Stück
- Salat - 10 Köpfe
- Rucola - 1 Kilogramm
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Grüne Bohnen - 8 Kilogramm
- Brokkoli - 8 Kilogramm
- Paprikamix - 5 kilogram
- Champignons - 4 Kilogramm
- Feta - 2 Kilogramm
- Parmesan - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Pestosauce - 6 Gläser
- Tomatensauce - 8 Gläser
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Chiliflocken - 1 Glas
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Vegane Schokoladentorte - 3 Stück
- Glutenfreie Kekse - 8 Packungen
- Butterkekse - 10 Packungen
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Pure Schokoriegel - 10 Stück
- Servietten - 600 Stück
- Papier-Tischdecken - 12 Stück
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Einwegbecher - 150 Stück
- Vorratsdosen - 20 Stück
- Etiketten für Diätmahlzeiten - 50 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen

Tipps

Plane pro Vortrag mindestens einen passenden HDMI-Adapter und ein zusätzliches HDMI-Kabel ein. Lade alle Präsentationen spätestens am Vortag auf den Kongress-Laptop und teste sie mit dem Projektor.
Rechne bei einer Kaffeepause mit etwa 1 Tasse und 1 Wasserglas pro Person; für einen langen Kongresstag sind zwei Trinkgefäße pro Teilnehmer sinnvoll. Getränke und Kaffeepunkt solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig vorbereiten.
Lege für die Registrierung Namensschilder, Teilnehmerliste und Schreibmaterial mindestens 30 Minuten vor dem Einlass am Registrierungstisch bereit. Drucke die Liste zusätzlich offline aus, falls das Anmeldeformular vor Ort nicht erreichbar ist.
Für die Sternbeobachtung gehören rote Taschenlampen und Ersatzbatterien ins Referenten- beziehungsweise Technikpaket. Prüfe Teleskop, Sternengucker und Ferngläser spätestens am Nachmittag vor Beginn auf Vollständigkeit und Funktion.
Plane bei Buffet oder Abendessen Dinner- und Dessertteller, Bestecksets, Servierschalen sowie passende Gläser nach der Zahl der angemeldeten Personen plus etwa 10 Prozent Reserve. So reichen Teller und Besteck auch bei Nachschlag oder Bruch.

Häufige Fragen

Was braucht man für einen Astronomie-Kongress?: Du brauchst Sitz- und Tischelemente, Registrierungsmaterial, Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Adapter. Für die Beobachtung kommen Teleskop, Sternengucker, Ferngläser, rote Taschenlampen und Ersatzbatterien hinzu.
Wie viele Gläser brauche ich für einen Astronomie-Kongress?: Plane mindestens ein Wasserglas pro Person und Veranstaltungsteil ein; bei einem ganztägigen Kongress sind zwei pro Teilnehmer praktikabler. Für Buffet oder Abendessen bestellst du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve sowie Kaffee-, Wein- und Dessertgeschirr nach dem tatsächlichen Ablauf.
Wann sollte ich die Kongress-Technik testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole die wichtigsten Anschlüsse 60 Minuten vor Einlass. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Laserpointer.
Wie viel Reserve brauche ich bei Kongressmaterialien?: Bei Geschirr und Verbrauchsmaterialien sind 10 Prozent Reserve sinnvoll. Für Kabel und Adapter solltest du mindestens je ein Ersatzteil bereithalten, Ersatzbatterien für alle verwendeten Geräte bereits am Vortag einpacken.

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