Que faut-il prévoir pour un congrès communal ?

Un congrès communal demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, la sonorisation, les présentations, le service du café et des boissons, ainsi que le matériel du buffet. Cette liste regroupe le mobilier, l’équipement technique, la vaisselle et les accessoires à acheter ou à apporter. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 16
Table d'inscription
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 130
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à buffetqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Jupes de tableqté 16
Chemins de tableqté 16
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Chevalets de conférenceqté 4
Marqueursqté 20
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 250 pièces
- Dosettes de lait - 250 pièces
- Lait d’avoine - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 10 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Lait pour café - 6 paquets
- Beurre doux - 2 kilo
- Petits pains - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 3 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Salade - 12 laitues
- Tomates - 6 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Yaourt - 12 litres
- Muesli - 4 kilo
- Granola - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Dés de fromage - 4 kilos
- Raisins pour l’apéritif - 4 kilos
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Moutarde - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Sacs-repas en papier - 130 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les organisateurs et les changements de dernière minute.
Pour une journée complète, comptez au moins deux verres à boire et une tasse à café par personne. Ajoutez des verres à vin uniquement si du vin est prévu au programme.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et les câbles HDMI la veille. Gardez au moins deux rallonges et deux multiprises disponibles pour éviter un branchement improvisé le matin même.
Installez la table d’inscription près de l’entrée avec les badges nominatifs et la liste imprimée des participants. Prévoyez une table suffisamment large pour que deux personnes puissent accueillir les arrivées en même temps.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et vérifiez les bacs à buffet, les louches, les plateaux de service et les carafes d’eau avant l’arrivée du traiteur.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès communal ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 participants, comptez donc 105 à 110 chaises, sans oublier les chaises des intervenants.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Pour une journée de congrès, prévoyez au minimum deux verres à boire et une tasse à café par personne. Si du vin est servi, ajoutez un verre à vin par participant concerné.
Quand tester le matériel technique du congrès ?: Faites un premier test la veille, avec les présentations définitives. Vérifiez ensuite rapidement le projecteur, les microphones, les haut-parleurs et les branchements 60 à 90 minutes avant l’accueil.
Quand commander le catering pour un congrès communal ?: Confirmez le catering au moins 7 jours avant le congrès, puis transmettez les besoins alimentaires dès que les inscriptions sont stabilisées. Contrôlez les quantités et la livraison le jour même avant l’ouverture du buffet.

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