Qué necesitas para un congreso municipal

Un congreso municipal necesita más que una sala y un programa impreso. Esta lista reúne lo que debes comprar, llevar o tener preparado para el registro, las ponencias, el catering y las pausas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma con el recinto qué material técnico y mobiliario incluye. Lo que más suele faltar a última hora son adaptadores, alargadores, vasos, agua y copias suficientes del programa.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 16
Mesa de registro
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 130
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Jarras de cafécant. 8
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas de bufécant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Faldones para mesascant. 16
Manteles runnerscant. 16
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Pizarras de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 20
Arreglos floralescant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Packs de azúcar - 250 unidades
- Cápsulas de leche - 250 unidades
- Leche de avena - 12 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Jugo de naranja - 12 litros
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 10 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Leche para café - 6 paquetes
- Mantequilla - 2 kilos
- Panecillos duros - 180 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Bollos de pasas - 80 unidades
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 4 kilo
- Jamón cocido - 3 kilos
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Lechuga - 12 unidades
- Tomates - 6 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Pimientos - 4 kilos
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Yogur - 12 litros
- Muesli - 4 kilo
- Granola - 3 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Cubos de queso - 4 kilo
- Uvas para aperitivo - 4 kilo
- Bitterballen - 300 unidades
- Bitterballen vegetarianas - 150 piezas
- Mostaza - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Servilletas - 500 unidades
- Bolsas de papel para almuerzo - 130 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades

Consejos

Prepara una acreditación y un programa por participante confirmado, más un 10 % adicional para inscripciones de última hora y errores de impresión.
Para una pausa de café de una hora, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona y reserva al menos 0,5 litros de agua por asistente. Enfría las bebidas el día anterior.
Lleva como mínimo un cable HDMI de repuesto, una regleta por cada puesto técnico y un alargador adicional. Comprueba las conexiones del portátil y del proyector durante la prueba técnica.
Para el registro, prepara una mesa despejada, bolígrafos, la lista de participantes ordenada alfabéticamente y las acreditaciones separadas por apellido. Deja un 10 % de acreditaciones en blanco.
Cuenta una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona para cada servicio. Si el catering incluye vino, calcula al menos una copa por comensal y confirma quién aporta jarras, bandejas y utensilios de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua y café necesito para un congreso municipal?: Para una pausa de una hora, calcula 0,5 litros de agua y unas 2 bebidas por persona. Para el café, prevé entre 1 y 2 tazas por asistente, según la duración de la jornada.
¿Cuántas acreditaciones y programas debo imprimir?: Imprime uno de cada por participante confirmado y añade un 10 % de margen. Para 100 inscritos, prepara al menos 110 acreditaciones y 110 programas.
¿Qué material técnico debo llevar a un congreso?: Confirma el material del recinto al menos 7 días antes. Lleva un portátil, un cable HDMI de repuesto, alargadores, regletas y un clic de presentación, aunque el lugar diga que dispone de equipo.
¿Cuándo debo preparar la compra y enfriar las bebidas?: Haz la compra no perecedera entre 2 y 3 días antes. Compra los productos frescos el día anterior y enfría las bebidas como mínimo 12 horas antes del inicio.

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