Einkaufsliste für den Gemeindekongress

Für einen Gemeindekongress brauchst du mehr als Stühle und Technik: Registrierung, Vorträge, Verpflegung und Raumwechsel müssen gleichzeitig funktionieren. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl und prüfe jedes Kabel, Mikrofon und Präsentationsgerät spätestens am Vortag. Getränke, Geschirr und Buffetmaterial solltest du frühzeitig bereitstellen, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss. Die vollständige Liste darunter zeigt dir, was du einkaufen, ausleihen oder zur Location mitbringen solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 16
Registrierungstisch
Podiumstisch
RednerstühleAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsklicker

Geschirr

KaffeetassenAnz. 130
TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 130
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
KaffeekannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

TischröckeAnz. 16
TischläuferAnz. 16
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
WegweiserAnz. 12
FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Teebeutel - 250 Stück
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Zuckersticks - 250 Stück
- Milchportionen - 250 Stück
- Hafermilch - 12 Liter
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 10 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Kaffeemilch - 6 Packungen
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Gebackene Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Rosinenbrötchen - 80 Stück
- Junger Käse - 5 Kilo
- Reifer Käse - 4 kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Salat - 12 Köpfe
- Tomaten - 6 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Joghurt - 12 Liter
- Müsli - 4 Kilo
- Granola - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Käsewürfel - 4 Kilo
- Trauben für den Umtrunk - 4 Kilo
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische Bitterballen - 150 Stück
- Senf - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Servietten - 500 Stück
- Papiertüten für das Mittagessen - 130 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handgel - 8 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück

Tipps

Plane pro teilnehmender Person mindestens 1 Trinkglas, 1 Teller und 1 Besteckset ein; bei mehreren Mahlzeiten brauchst du entsprechend Ersatz oder zusätzliches Geschirr.
Rechne für die Registrierung pro Person ein Namensschild und drucke die Teilnehmerliste sowie Programme spätestens am Vortag aus. Lege alles in Reichweite des Registrierungstisches bereit.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Mikrofone mindestens 2 Stunden vor Beginn gemeinsam mit dem ersten Referenten.
Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau: Stelle Kühlboxen und Wasserkannen so bereit, dass sie vor der Registrierung gefüllt und während der Pausen schnell nachgefüllt werden können.
Für das Buffet reichen Servierlöffel allein nicht aus: Lege auch Servierschalen, Buffetbehälter, Schneidebretter und Brotmesser vor dem Eintreffen der Gäste aus.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Gemeindekongress?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung und Vortrag, Präsentationstechnik, Mikrofone, Geschirr, Buffetmaterial sowie Tischwäsche. Prüfe die komplette Ausstattung spätestens 24 Stunden vorher und ergänze sie nach der erwarteten Teilnehmerzahl.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Plane mindestens ein Trinkglas, einen Teller und ein Besteckset pro Person ein. Bei einem Kongress mit mehreren Mahlzeiten oder längeren Pausen solltest du 10 bis 15 Prozent Reserve einrechnen.
Wann sollte ich die Technik für den Gemeindekongress testen?: Führe einen vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Bildübertragung, HDMI-Verbindung, Ton, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mit den tatsächlichen Präsentationen.
Wann muss ich Getränke und Catering bereitstellen?: Getränke sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass gekühlt und zugänglich sein. Das Catering prüfst du direkt nach der Lieferung und spätestens 30 Minuten vor der geplanten Pause.

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