Boodschappenlijst voor een gemeentecongres

Voor een gemeentecongres heb je meer nodig dan koffie, stoelen en een projector. De registratie, presentaties, pauzes en catering vragen elk om eigen materialen. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers en controleer vooraf wie wat levert: locatie, cateraar of organisatie. Denk ook aan reservekabels, extra glazen en materiaal voor sprekers. Met deze lijst voorkom je dat je op de congresdag nog moet zoeken naar een HDMI-kabel, microfoon of serveerschaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 16
Registratietafel
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelrokkenaantal 16
Tafellopersaantal 16
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Flip-overbordenaantal 4
Stiftenaantal 20
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suikersticks - 250 stuks
- Melkcups - 250 stuks
- Havermelk - 12 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Jus d'orange - 12 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 10 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Koffiemelk - 6 pakken
- Roomboter - 2 kilo
- Harde broodjes - 180 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Krentenbollen - 80 stuks
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 4 kilo
- Achterham - 3 kilo
- Kipfilet beleg - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Sla - 12 kroppen
- Tomaten - 6 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Yoghurt - 12 liter
- Muesli - 4 kilo
- Granola - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gemengde noten - 4 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Kaasblokjes - 4 kilo
- Druiven voor borrel - 4 kilo
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische bitterballen - 150 stuks
- Mosterd - 3 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Servetten - 500 stuks
- Papieren lunchzakken - 130 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handgel - 8 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks

Tips

Reken voor koffie en water per deelnemer op minimaal één kopje en één drinkglas per pauzemoment. Leg daarnaast ongeveer 10% extra servies klaar voor breuk, verkeerd gebruik of een tweede ronde.
Controleer de techniek uiterlijk één werkdag vooraf met de laptop, projector, het projectiescherm en alle presentaties. Neem minimaal twee HDMI-kabels, twee verlengkabels en extra stekkerdozen mee.
Zet voor de registratie een aparte tafel klaar met naambadges en deelnemerslijsten. Leg de badges alfabetisch of per organisatie klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt in het eerste halfuur.
Maak voor sprekers een afzonderlijke set met microfoons, microfoonstandaards en een presentatieklikker. Test draadloze microfoons in de congreszaal en houd minstens één reservebatterij per microfoon beschikbaar.
Plan het klaarzetten van tafels, stoelen, tafelrokken en tafellopers minstens 60 minuten vóór ontvangst van de deelnemers. Controleer daarna of buffetbakken, opscheplepels, serveerschalen, broodmessen en snijplanken op de juiste cateringplek staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een gemeentecongres?: Voorzie één stoel per aangemelde deelnemer en tel 5 tot 10% reserve als de zaal dat toelaat. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 stoelen, exclusief eventuele sprekersstoelen.
Hoeveel glazen en koffiekopjes moet ik bestellen voor een congres?: Reken per deelnemer op één koffiekopje en één drinkglas per pauzeronde, plus 10% reserve. Bij twee pauzes voor 100 deelnemers zijn dat ongeveer 220 koffiekopjes en 220 drinkglazen als hergebruik niet mogelijk is.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een gemeentecongres?: Zorg minimaal voor een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker. Test alles uiterlijk één werkdag vooraf en bewaar een kopie van elke presentatie op de laptop.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een gemeentecongres regelen?: Bestel catering en controleer servies en keukenmateriaal bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Haal houdbare spullen uiterlijk de dag ervoor in huis en koel dranken enkele uren vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!