Que faut-il prévoir pour un congrès citoyen ?

Pour un congrès citoyen, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, le confort en salle et le matériel nécessaire aux interventions. Cette liste regroupe la vaisselle, les équipements de cuisine, le mobilier et la technique à rassembler avant l’ouverture. Le nombre de participants sert de base pour calculer les quantités, avec une marge pour les intervenants, les bénévoles et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables pliantesqté 18
Table de scèneqté 2
Tabouretsqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pincesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 6
Feutres pour paperboardqté 24
Enregistreurs audioqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Fond de scène
Bannière de congrèsqté 2
Porte-nomsqté 120
Pots à stylosqté 18
Décoration végétaleqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 8 sacs
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Mini-ciabattas - 120 pièces
- Mini-pistolets - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Tranches de roast-beef - 1 kilo
- Salade d'œufs - 1,5 kilo
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 5 sacs
- Mini-bretzels - 4 sachets
- Crackers complets - 6 paquets
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Pois chiches - 20 boîtes
- Haricots rouges - 20 boîtes
- Maïs - 16 boîtes
- Tomates en dés - 24 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Oignons - 4 kilos
- Ail - 6 têtes
- Courgettes - 3 kilos
- Carottes pour le dîner - 3 kilos
- Poivrons pour le dîner - 3 kilos
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Cumin - 200 grammes
- Origan - 100 gramme
- Poudre de chili - 100 gramme
- Poudre de curry - 200 grammes
- Persil - 6 bottes
- Coriandre - 6 bouquets
- Salsa - 3 kilo
- Guacamole - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Burgers végétaliens - 80 pièces
- Burgers de bœuf - 80 pièces
- Petits pains à burger - 180 pièces
- Tranches de cheddar - 100 pièces
- Cornichons - 4 bocaux
- Oignons rouges - 3 kilos
- Frites - 25 kilo
- Parts de tarte aux pommes - 120 pièces
- Pâtisseries vegan - 30 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 tasses par participant pour une journée, surtout si le café est servi à plusieurs moments. Ajoutez 10 % de marge pour les bénévoles et les intervenants.
Pour le buffet, comptez une assiette de dîner et une assiette à dessert par personne, puis ajoutez 10 à 15 % si le service est en libre accès. Les couverts doivent suivre la même proportion.
Réservez les machines à café, bouilloires et thermos au plus tard 1 à 2 semaines avant le congrès. Vérifiez aussi qu’il existe assez de prises électriques et de tables pour les installer sans gêner la circulation.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et les microphones au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez un pied de micro par microphone et vérifiez les haut-parleurs depuis le fond de la salle.
Ne laissez pas les badges, les listes de participants et le panneau d’accueil pour le matin même. Imprimez-les la veille et installez la table d’inscription avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour un congrès citoyen ?: Prévoyez une assiette, un verre et un jeu de couverts par participant, avec 10 à 15 % de réserve. Pour les tasses à café, comptez environ 2 par personne sur une journée.
Quelle quantité de café prévoir pour un congrès ?: Comptez 3 à 4 tasses de café par participant sur une journée, davantage si les pauses sont fréquentes. Préparez le premier service avant l’accueil et gardez du café en thermos pour le renouvellement.
Quand acheter ou réserver le matériel d’un congrès citoyen ?: Réservez le mobilier et la technique 2 à 4 semaines avant la date prévue. Faites les courses non périssables quelques jours avant, puis achetez les produits frais la veille ou le matin même.
Combien de microphones faut-il pour un congrès citoyen ?: Prévoyez au minimum un microphone pour chaque intervenant qui parle en même temps, plus un microphone pour les questions du public. Pour une table avec 4 intervenants, prévoyez donc 5 microphones si les échanges avec la salle sont prévus.

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