Qué necesitas para organizar un congreso ciudadano

Un congreso ciudadano necesita más que una sala y un programa: también hay que preparar el registro, el escenario, el servicio de café y la comida. Esta lista reúne el material de mobiliario, vajilla, cocina y equipo técnico que suele hacer falta durante la jornada. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja margen para ponentes, voluntariado y acompañantes. Revisa todo al menos 48 horas antes, porque alquilar equipo o reponer material a última hora puede ser complicado.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 18
Mesa del escenariocant. 2
Taburetescant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 6
Rotuladores para pizarracant. 24
Grabadoras de sonidocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Telón de fondo del escenario
Banner del congresocant. 2
Portatarjetas de nombrecant. 120
Portalápicescant. 18
Decoración vegetalcant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Mini ciabattas - 120 unidades
- Mini-pistolets - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1,5 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Roast beef loncheado - 1 kilo
- Ensalada de huevo - 1,5 kilo
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Zanahorias - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de snacks salados - 5 bolsas
- Mini pretzels - 4 bolsas
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Garbanzos - 20 latas
- Frijoles rojos - 20 latas
- Maíz - 16 latas
- Tomates en dados - 24 latas
- Caldo de verduras - 3 cajas
- Cebollas - 4 kilo
- Ajo - 6 cabezas
- Calabacines - 3 kilos
- Zanahorias para la cena - 3 kilo
- Pimientos para la cena - 3 kilo
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Comino - 200 gram
- Orégano - 100 gramos
- Chile en polvo - 100 gramos
- Curry en polvo - 200 gramos
- Perejil - 6 ramos
- Cilantro - 6 manojos
- Salsa - 3 kilo
- Guacamole - 2 kilo
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aliño de yogur - 2 litros
- Hamburguesas veganas - 80 unidades
- Hamburguesas de ternera - 80 unidades
- Panecillos para hamburguesa - 180 unidades
- Lonchas de cheddar - 100 unidades
- Pepinillos - 4 tarros
- Cebollas rojas - 3 kilo
- Patatas fritas - 25 kilos
- Porciones de tarta de manzana - 120 unidades
- Pasteles veganos - 30 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Filtros de café - 2 cajas
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula las sillas para el número de asistentes inscritos y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Reserva también taburetes o sillas específicas para ponentes y personas que participen en el escenario.
Para la mesa de registro, prepara una acreditación por participante confirmado y al menos un 10 % adicional. Ten listas separadas para incidencias y cambios de última hora, además de espacio para dejar abrigos.
Para una pausa de café, calcula 2 tazas y 2 vasos por persona si no habrá suficiente tiempo para lavarlos. Prepara termos o máquinas de café con capacidad para servir a todos los asistentes durante los primeros 30 minutos.
Cuenta un plato, un tenedor, un cuchillo y una cuchara por comensal, más un 10 % de reserva. Para el buffet, calcula al menos una bandeja de servicio y unas pinzas por cada preparación que deba servirse por separado.
Comprueba el equipo técnico el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos. Recopila las presentaciones al menos 24 horas antes y lleva una copia local por si falla la conexión a internet.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso ciudadano?: Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, sin contar las plazas reservadas para ponentes.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering de un congreso?: Prepara una pieza por persona para cada tipo de vajilla y añade un 10 % de reserva. Para 80 comensales, eso significa al menos 88 platos, 88 tenedores, 88 cuchillos y 88 cucharas.
¿Cuándo debo confirmar el equipo técnico y las presentaciones?: Confirma el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces al menos 7 días antes. Pide las presentaciones a los ponentes con 24 horas de antelación y prueba todos los archivos el día anterior.
¿Cuánto café y agua necesito para un congreso?: Para la primera pausa, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, combinando café, té y agua. Añade un 10 % de margen si la jornada dura más de medio día o si no hay comercios cerca.

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