Organiser un atelier de respiration sans rien oublier
Un atelier de respiration demande plus qu’une salle calme et quelques tapis. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les horaires et transmettre les consignes avant l’arrivée du groupe. Le jour même, l’espace, la ventilation, le matériel sonore et les minuteries doivent être vérifiés avant l’accueil. Cette checklist de 42 tâches et 33 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations au rangement final.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la réservation et l’accès
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Inspecter l'espace et la ventilation
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Recharger les appareils
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tapis et les coussins
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Faire l’ouverture et donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer la première séance de respiration
2 personnes
Servir les boissons et en-cas de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la deuxième séance de respiration
2 personnes
Servir un repas léger
3 personnes
Rassembler et laver la vaisselle
2 personnes
Animer la session approfondie
2 personnes
Clôture et réponses aux questions
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les tapis et les couvertures
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Laver et ranger la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tapis de yogaqté 30
- Coussins de méditationqté 30
- Couverturesqté 30
- Chaisesqté 8
- Tablesqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Enceinte portable
- Tablette
- Minuteurs numériquesqté 2
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
Éclairage
- Lampes à batterieqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 35
- Tasses à caféqté 30
- Carafes d'eauqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couverts de serviceqté 6
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux de salleqté 4
Matériel
- Badges nominatifsqté 35
- Presse-papiersqté 30
- Stylos à billeqté 35
- Programmes imprimésqté 35
- Blocs-notesqté 30
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balais à mainqté 2
- Chiffons microfibresqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez le lieu, la date et l’accès au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier. Vérifiez aussi les horaires d’ouverture, les clés, la ventilation et l’espace réellement disponible pour les tapis et les coussins.
- Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la séance. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques.
- Préparez le matériel la veille : tapis, coussins, couvertures, chaises, enceinte, tablette, minuteries, rallonges et multiprises. Rechargez les appareils et testez le son avant l’arrivée des participants.
- Installez la table d’inscription 30 à 45 minutes avant le début. Placez les badges, les stylos, les presse-papiers et les programmes au même endroit afin de ne pas interrompre l’accueil pour chercher du matériel.
- Prévoyez l’accueil, l’ouverture et les consignes de sécurité avant la première séance. Pour la pause, mettez les boissons au frais à l’avance et préparez café, thé, eau et en-cas sur des plateaux faciles à servir.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de respiration ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’atelier, avec la date, les horaires, l’adresse et les informations d’accès. Fixez une date limite de réponse environ 5 à 7 jours avant la séance.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de respiration ?
- Prévoyez au moins 45 à 60 minutes sur place. Ce délai couvre l’installation des tables, chaises, tapis et coussins, la préparation de l’accueil, ainsi que le test de l’enceinte et des minuteries.
- Que faut-il vérifier dans la salle avant une séance de respiration ?
- Vérifiez la ventilation, la température, l’accès, l’éclairage et la place disponible pour chaque participant. Faites aussi un test du matériel sonore et repérez les prises nécessaires au moins 30 minutes avant le début.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Mettez les boissons au frais la veille ou au moins 2 heures avant la pause. Préparez le café et le thé juste avant l’accueil, puis disposez les carafes, tasses, gobelets et plateaux avant le début de la séance.
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