Que faut-il acheter pour un concours de films ?

Un concours de films demande plus qu’un projecteur et quelques chaises. Il faut prévoir la projection, le son, l’accueil des participants, le vote du public et le service des boissons sans gêner les séances. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter, notamment les câbles, les multiprises, les supports de programme et la vaisselle. Vérifiez aussi les besoins alimentaires avant de faire les courses, puis stockez le catering au frais jusqu’à l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table du jury
Table d'inscription

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur de lecture
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Bandes LEDqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Flyers du programmeqté 80
Panneaux de signalisationqté 8
Nappesqté 10
Prixqté 4
Certificatsqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Bitter lemon - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 3 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 4 pots
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Dés de fromage - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Mini-concombres - 30 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Baguettes - 12 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Mini-quiches - 100 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 100 pièces
- Amuse-bouches véganes - 50 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Citrons - 12 pièces
- Menthe poivrée - 4 sachets
- Serviettes - 400 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI de rechange et deux clés USB pour transporter les films ou conserver une copie de secours. Testez chaque fichier sur l’ordinateur de lecture avant le jour du concours.
Comptez une chaise par spectateur attendu, puis ajoutez 2 à 4 places pour le jury, les intervenants et l’équipe d’accueil. Réservez une table séparée pour l’inscription et une autre pour le jury afin d’éviter les files mélangées.
Pour le son, ne vous limitez pas aux haut-parleurs : prévoyez aussi le microphone, la table de mixage et les câbles nécessaires. Faites un test complet au moins 24 heures avant la projection, avec le film le plus exigeant techniquement.
Préparez les badges nominatifs et les flyers du programme avant l’ouverture des portes. Pour un concours de 50 personnes, imprimez environ 55 programmes afin de couvrir les pertes et les exemplaires destinés au jury.
Regroupez les verres, assiettes, couverts et tasses à café par moment de service. Placez les glacières et le catering au frais avant l’arrivée du public, puis gardez les câbles et rallonges hors des zones de passage avec du ruban adhésif.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il pour projeter les films ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran de projection et un ordinateur de lecture. Ajoutez au moins un câble HDMI de secours, des rallonges, des multiprises et deux clés USB pour les copies de sécurité.
Combien de chaises prévoir pour un concours de films ?: Comptez une chaise par personne inscrite ou attendue, puis ajoutez 2 à 4 chaises pour le jury et l’équipe. Pour 50 spectateurs, prévoyez donc environ 54 à 56 chaises.
Quand tester les films avant le concours ?: Testez tous les films au moins 24 heures avant l’événement, dans l’ordre prévu du programme. Vérifiez l’image, le son, la durée et la compatibilité avec l’ordinateur de lecture.
Combien de programmes et de badges imprimer ?: Préparez un badge par participant, membre du jury et personne de l’organisation, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 50 participants, imprimez environ 55 programmes pour éviter d’en manquer à l’accueil.

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