Que faut-il prévoir pour un concours d’orchestres ?

Un concours d’orchestres demande plus que des instruments et une scène. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’installation du jury, les pupitres, l’éclairage, la sonorisation et la circulation du public. Certains éléments sont souvent oubliés, notamment les lampes de pupitre, les rallonges, le stockage des instruments et les moyens de communication entre bénévoles. Utilisez la liste ci-dessous pour préparer le matériel plusieurs jours avant la compétition.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables du juryqté 3
Tables de cateringqté 6
Chaises pour le publicqté 300
Chaises de juryqté 6
Chaises des vestiairesqté 40
Éléments de podiumqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 100
Lampes de pupitreqté 40
Pupitres de chef d'orchestreqté 8
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Talkies-walkiesqté 8
Minuterieqté 2
Appareil photo

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 300
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Ciseauxqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Fond de scène
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 20 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Sucettes glacées - 100 pièces
- Petits pains - 350 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 150 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre - 2 kilo
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Yaourt - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Cacahuètes - 5 sacs
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 150 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Pansements - 2 boîtes
- Paracétamol - 2 boîtes
- Boîtes hermétiques en film plastique - 100 pièces
- Repas diététiques - 20 pièces

Conseils

Prévoyez un pupitre de musique et une lampe de pupitre pour chaque musicien qui en a besoin, puis gardez au moins 2 pupitres et 2 lampes de rechange. Testez l’éclairage sur scène avant l’arrivée des orchestres.
Regroupez les câbles audio, rallonges, multiprises et le ruban gaffer dans une caisse dédiée. Gardez 2 rallonges et 2 multiprises supplémentaires pour éviter une installation bloquée le jour du concours.
Réservez une zone de stockage clairement balisée pour les instruments et les étuis. Prévoyez au moins 1 bénévole chargé de surveiller cet espace pendant les arrivées et les changements d’orchestre.
Installez la table du jury à un endroit dégagé, avec les chaises nécessaires, les instructions imprimées et une minuterie visible. Prévoyez un exemplaire supplémentaire des documents pour chaque membre du jury.
Préparez la signalétique au moins 48 heures à l’avance : accueil, scène, vestiaire, stockage des instruments, toilettes et stationnement. Gardez 10 % de panneaux et de ruban de balisage en réserve pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de pupitres faut-il pour un concours d’orchestres ?: Prévoyez un pupitre par musicien qui lit une partition, selon les besoins communiqués par chaque orchestre. Ajoutez au moins 2 pupitres de secours et vérifiez leur stabilité avant le jour du concours.
Combien de microphones faut-il prévoir pour le concours ?: Le nombre dépend de la configuration des orchestres et des annonces, mais prévoyez au minimum 2 microphones pour les présentations et les besoins techniques courants. Ajoutez un pied par microphone et gardez 1 microphone de secours si le matériel le permet.
Quand faut-il préparer le matériel d’un concours d’orchestres ?: Faites l’inventaire 7 jours avant, puis testez la sonorisation, l’éclairage et les pupitres au plus tard la veille. Les câbles, multiprises, talkies-walkies et documents du jury doivent être regroupés avant l’ouverture de l’accueil.
Que faut-il prévoir pour le stockage des instruments ?: Délimitez un espace fermé ou surveillé avant l’arrivée des orchestres, avec une signalétique visible et des portants à vêtements à proximité si nécessaire. Affectez au moins 1 bénévole à cette zone pendant les arrivées et les changements de scène.

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