Qué necesitas para organizar un concurso de orquestas

Un concurso de orquestas necesita más que un escenario y unos atriles. Esta lista reúne el material para recibir a las agrupaciones, equipar al jurado, controlar el tiempo y atender al público durante toda la jornada. Reserva con antelación el equipo de sonido, la iluminación y el mobiliario, porque suelen ser los elementos más difíciles de conseguir. También conviene separar desde el principio el material de competición, la zona de instrumentos y el espacio de recepción.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas del juradocant. 3
Mesas de cateringcant. 6
Asientos para el públicocant. 300
Sillas del juradocant. 6
Sillas del vestuariocant. 40
Piezas de escenariocant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Percheroscant. 6

Equipo

Atriles de músicacant. 100
Lámparas de atrilcant. 40
Atriles de directorcant. 8
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Amplificador
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Portátilcant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Walkie-talkiescant. 8
Temporizadorcant. 2
Cámara de fotos

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 40

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 300
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas para servircant. 20
Tijerascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Banderolas de competicióncant. 6
Fondo del escenario
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 6 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Agitadores - 500 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 10 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 20 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Polos de hielo - 100 unidades
- Bocadillos - 350 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini croissants - 150 unidades
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada - 4 tarros
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Pepino - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimiento - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Yogur - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Cacahuetes - 5 bolsas
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 150 piezas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 1000 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 8 paquetes
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Guantes de nitrilo - 4 cajas
- Parches - 2 cajas
- Paracetamol - 2 cajas
- Recipientes para conservar con film - 100 unidades
- Comidas dietéticas - 20 unidades

Consejos

Calcula un atril de música por intérprete y prepara al menos 2 o 3 atriles de director de repuesto. Comprueba una semana antes que las lámparas de atril funcionan y que hay enchufes suficientes.
Haz una prueba de sonido de 2 horas como mínimo antes de la primera actuación. Revisa micrófonos, soportes, mesa de mezclas, monitores, amplificador, altavoces y cables con cada formación participante.
Reserva una mesa del jurado por cada 3 o 4 jueces y coloca sus sillas en una zona desde la que puedan ver y escuchar el escenario sin obstáculos. Deja preparados el programa, las instrucciones y el temporizador antes de abrir las puertas.
Calcula los asientos del público según el aforo autorizado y añade postes separadores y cinta de balizamiento para marcar las colas, los accesos y las zonas restringidas. Coloca la señalización del aparcamiento y de la ruta al menos 2 horas antes.
Prepara una zona de almacenamiento para los instrumentos y deja allí percheros y sillas de vestuario. Asigna voluntarios para vigilarla durante toda la competición y evita mover instrumentos mientras una orquesta esté actuando.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos atriles necesito para un concurso de orquestas?: Calcula un atril de música por músico que lo necesite y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Prepara también al menos 2 atriles de director adicionales para cambios o averías.
¿Cuándo hay que probar el sonido del concurso?: Haz la prueba completa como mínimo 2 horas antes de la primera actuación. Reserva además entre 15 y 20 minutos para revisar cada micrófono, monitor y entrada de la mesa de mezclas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso de orquestas?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 50 asistentes previstos y añade 2 personas para apoyar a las orquestas y controlar los instrumentos. Define sus puestos y turnos al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo preparar los premios y certificados?: Pídelos al menos 3 semanas antes del concurso y comprueba nombres, categorías y cantidades 7 días antes. Guárdalos juntos y deja una persona responsable de entregarlos al finalizar.

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