Que faut-il prévoir pour un concert surprise ?

Un concert surprise demande plus qu’un peu de vaisselle et des boissons : le son, l’éclairage et l’arrivée discrète de l’artiste doivent être préparés séparément. Prévoyez le matériel technique, les câbles de secours et les éléments pour accueillir les invités sans révéler le programme. Cette liste vous aide à acheter ou louer les fournitures nécessaires, puis à vérifier les quantités avant le jour du concert.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtes D Iqté 3
Pieds de microqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Tapis de scène LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteursqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Louchesqté 8
Poêlesqté 2

Décoration

Ballonsqté 120
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fêteqté 8
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Mur photo
Canons à confettisqté 4
Badges nominatifsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Serviettesqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilo
- Mini-carottes - 2 kilo
- Bâtonnets de concombre - 2 kilo
- Sauce dip au houmous - 2 kilos
- Sauce à l'ail - 1 litre
- Mayonnaise - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Moutarde - 3 pots
- Sauce satay - 2 litres
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps au poulet - 40 pièces
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Salade verte - 6 kilo
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Mini boulettes de viande - 5 kilos
- Brochettes de poulet - 5 kilos
- Brochettes végétariennes - 3 kilos
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Croquettes de pommes de terre - 4 kilo
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits au chocolat - 6 paquets
- Crème chantilly - 2 liter
- Petits pains sans régime alimentaire - 20 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Garniture végane - 1 kilo
- Wraps sans gluten - 20 pièces
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez au moins 20 % de câbles, piles et rallonges en réserve par rapport au branchement prévu. Une panne de microphone ou une multiprise manquante se règle plus facilement avant l’arrivée des invités.
Pour le son, vérifiez séparément la table de mixage, les microphones, les pieds, les enceintes, les retours et les boîtes DI. Faites un test complet au moins 2 heures avant la surprise.
Comptez une assiette, un verre à eau et une serviette par invité, puis ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire. Prévoyez aussi des verres à vin et des tasses si le programme comprend plusieurs services.
Installez l’éclairage avant l’ouverture des portes : projecteurs, pieds, guirlandes LED et éclairage de secours doivent être testés dans la salle réellement utilisée. Gardez les sorties de secours dégagées et visibles.
Réservez les tables, chaises, tabourets et tables de buffet dès que le nombre d’inscrits est confirmé, idéalement 2 à 3 semaines avant le concert. Gardez l’entrée secrète libre pour l’artiste et son équipe jusqu’à l’heure convenue.

Questions fréquentes

Combien de microphones faut-il pour un concert surprise ?: Prévoyez un microphone par chanteur ou intervenant actif, plus 1 microphone de secours. Ajoutez un pied par microphone utilisé sur scène et testez chaque câble avant le début du concert.
Quand réserver la sonorisation pour un concert surprise ?: Réservez la table de mixage, les enceintes, les retours, les microphones et les câbles au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Faites confirmer le matériel une semaine avant, puis contrôlez-le le jour même.
Combien de vaisselle prévoir par invité ?: Comptez au minimum 1 assiette, 1 verre à eau et 1 tasse par personne, avec 10 % de réserve. Si vous servez du vin, ajoutez 1 verre à vin par invité et prévoyez quelques pièces supplémentaires pour les remplacements.
Que faut-il prévoir pour garder la surprise ?: Préparez une entrée secrète, des poteaux de balisage et un espace séparé pour l’artiste au moins 1 heure avant l’arrivée des invités. Transmettez les informations de parking et le déroulé uniquement aux personnes qui en ont besoin.

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