Einkaufsliste für ein Überraschungskonzert
Bei einem Überraschungskonzert müssen Einkauf, Technik und Geheimhaltung zusammenpassen. Plane Geschirr und Getränke nach der bestätigten Gästezahl, aber bestelle bei Gläsern und Tellern etwa 10 Prozent Reserve ein. Für den Auftritt brauchst du neben Lautsprechern und Mischpult auch passende Kabel, Mikrofonständer und Ersatzbatterien. Besonders oft fehlen Kleinteile wie DI-Boxen, Verlängerungen oder Notenständer – kontrolliere sie spätestens am Vortag anhand des Ablaufplans.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 6
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- D I-BoxenAnz. 3
- NotenständerAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 12
- JackkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 3
- Laptop
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-BühnenbödenAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 6
- ScheinwerferAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- NotlampenAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
- PfannenAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 120
- BallonbandAnz. 2
- PartygirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenhalterAnz. 8
- Fotowand
- KonfettikanonenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 12 Stück
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Pistolets - 100 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 1,5 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rucola - 6 Beutel
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Kirschtomaten - 2 Kilo
- Mini-Möhren - 2 Kilo
- Gurkensticks - 2 kilo
- Hummus-Dipsoße - 2 Kilo
- Knoblauchsoße - 1 Liter
- Mayonnaise - 1 liter
- Ketchup - 1 Liter
- Senf - 3 Gläser
- Satésauce - 2 liter
- Vegetarische Wraps - 40 Stück
- Hähnchen-Wraps - 40 Stück
- Nudelsalat - 8 kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Grüner Salat - 6 Kilo
- Vegetarische Quiche - 6 Stück
- Mini-Hackbällchen - 5 kilo
- Hähnchenspieße - 5 Kilo
- Vegetarische Spieße - 3 kilo
- Baguettes - 8 Stück
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Kartoffelkroketten - 4 Kilo
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Schokoladenkekse - 6 Packungen
- Schlagsahne - 2 Liter
- Brotsandwiches ohne Ernährungsbeschränkung - 20 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Glutenfreie Wraps - 20 Stück
- Allergenaufkleber - 2 Rollen
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
Tipps
- Rechne bei Gläsern, Tassen und Tellern mit 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 88 Stück je Geschirrart, sofern alle dieselbe Ausstattung nutzen.
- Plane für den Getränkeausschank zwei bis drei Getränke pro Person in der ersten Stunde und stelle zusätzlich Wasser bereit. Die genaue Menge richtest du an der bestätigten Gästezahl und der Veranstaltungsdauer aus.
- Prüfe die Tonanlage spätestens 24 Stunden vor dem Konzert vollständig: Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorspeaker müssen mit den benötigten XLR- und Jackkabeln verbunden werden können.
- Lege pro kabelgebundenem Gerät mindestens ein passendes Verlängerungskabel ein und halte zusätzlich eine Kabeltrommel bereit. Ersatzbatterien gehören ebenfalls in die Technikbox, nicht erst am Veranstaltungstag auf die Einkaufsliste.
- Besorge Notenständer, Lichtstative und Notlampen vor dem Aufbau. Bei einer geheimen Einlassroute solltest du außerdem Absperrpfosten und Kleiderständer so einplanen, dass der Überraschungsmoment nicht durch herumstehende Ausrüstung verraten wird.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für ein Überraschungskonzert?
- Plane mindestens ein Glas pro erwarteter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind das 88 Gläser; bei getrennten Getränken brauchst du die Reserve je Glasart.
- Was muss ich für die Konzerttechnik einkaufen?
- Neben aktiven Lautsprechern und Mischpult brauchst du je nach Besetzung Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorspeaker sowie XLR- und Jackkabel. Prüfe die vollständige Signalkette spätestens 24 Stunden vor Beginn.
- Wann sollte ich die Getränke und das Geschirr besorgen?
- Bestelle haltbare Getränke und Geschirr mindestens 3 bis 7 Tage vorher. Frische oder gekühlte Ware sollte am Veranstaltungstag beziehungsweise höchstens 24 Stunden vorher eintreffen.
- Welche Ersatzteile darf ich bei einem Überraschungskonzert nicht vergessen?
- Packe Ersatzbatterien, zusätzliche Verlängerungskabel und mindestens eine Kabeltrommel ein. Kontrolliere diese Reserve am Vortag, damit fehlendes Material noch rechtzeitig besorgt oder reserviert werden kann.
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