Que faut-il prévoir pour un concert d’étudiants ?

Un concert d’étudiants demande plus que des micros et des enceintes. Il faut aussi prévoir l’accueil du public, les loges, le catering, les boissons et tout le petit matériel qui évite les retards le jour venu. Cette liste regroupe les achats et équipements à réunir pour les artistes, les bénévoles et les spectateurs. Commence tes courses au moins 3 jours avant le concert, puis garde une marge pour les consommables oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Éléments de podiumqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Enceintes de musiqueqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Affiches de concertqté 20
Flyers du programmeqté 180
Tentures de scèneqté 3
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 180
Numéros de vestiaireqté 150

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bretzels salés - 5 sacs
- Cacahuètes apéritives - 5 sachets
- Popcorn - 5 sachets
- Mini bâtonnets de fromage - 6 paquets
- Concombre - 12 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Dés de fromage - 4 kilos
- Olives - 6 bocaux
- Baguette - 12 pièces
- Crackers - 8 paquets
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Sandwichs végétaliens - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Achète aussi de l’eau en quantité suffisante pour les artistes, les bénévoles et le public.
Compte la vaisselle sur la base du nombre maximal de personnes présentes en même temps, avec 10 à 15 % de réserve. Les verres à eau, les tasses à café et les couverts sont souvent oubliés jusqu’au moment du catering.
Pour la technique, ajoute au moins 2 multiprises et 2 rallonges de secours en plus du branchement prévu. Vérifie les longueurs des câbles XLR, jack et haut-parleur avant le chargement, pas à l’ouverture du lieu.
Prépare la régie et les éléments de scène au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Les passe-câbles doivent être posés dès le déchargement pour éviter les chutes pendant les balances et les changements de groupe.
Installe un portant avec suffisamment de cintres pour chaque artiste ou groupe, puis ajoute quelques cintres de réserve. Prévois également les nappes, les tables et les chaises avant l’arrivée du catering, car leur mise en place prend facilement 30 minutes.

Questions fréquentes

Combien de boissons acheter pour un concert étudiant ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par personne et par heure. Ajoute une réserve de 10 % pour les artistes, les bénévoles et les pertes.
Combien de verres et de couverts prévoir pour un concert ?: Prévois une unité par personne attendue au catering, plus 10 à 15 % de réserve. Si la vaisselle n’est pas lavée sur place, augmente la quantité pour couvrir chaque service.
Quand acheter le matériel pour un concert d’étudiants ?: Achète les consommables 3 à 5 jours avant et confirme le matériel technique au moins une semaine avant. Vérifie les câbles, les microphones et les projecteurs LED le jour précédent.
Combien de temps faut-il pour installer un concert étudiant ?: Réserve au minimum 2 heures pour décharger, installer la scène, brancher la table de mixage et poser les passe-câbles. Prévois davantage si plusieurs groupes utilisent des configurations différentes.

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