Que faut-il prévoir pour un concert de sponsoring ?
Pour un concert de sponsoring, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux assiettes. Il faut aussi prévoir l’accueil des invités, les espaces des musiciens, la technique et la signalétique des partenaires. Les quantités dépendent du nombre définitif d’inscrits, mais certains éléments doivent être réservés plusieurs semaines à l’avance. Cette liste vous aide à ne rien oublier avant les courses et le montage.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 120
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 2
- Tables de logeqté 3
- Chaises des vestiairesqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 4
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles audioqté 12
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 10
- Ordinateur portable
- Pupitres de musiqueqté 12
- Passe-câblesqté 12
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Lampes d'ambianceqté 10
- Pieds d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Verresqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 8
- Bacs de rangementqté 12
- Bacs à vaisselleqté 3
Décoration
- Bannières sponsorsqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux du programmeqté 4
- Panneaux indicateursqté 10
Catering
- Bureau d’accueil
- Boîtes à donsqté 3
- Caisse
- Terminal de paiement
- Porte-menusqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 4
- Thermosqté 6
- Poubellesqté 8
- Cintres de vestiaireqté 150
- Badges nominatifsqté 40
- Brochures du programmeqté 150
- Cordes vocalesqté 120
Nettoyage
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 8
- Brosses de toilettesqté 3
Courses
- Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Rosbif - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Roquette - 8 sacs
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Mini-quiches - 150 pièces
- Nems aux légumes - 120 pièces
- Bitterballen - 150 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini-pizzas - 120 pièces
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce satay - 2 pots
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Baguettes - 6 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Crème fouettée - 6 bombes
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Stylos - 20 pièces
- Étiquettes nom - 100 pièces
- Tickets de caisse - 2 rouleaux
- Ruban adhésif - 6 rouleaux
- Serre-câbles - 200 pièces
Conseils
- Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les invités et les bénévoles présents sur place.
- Pour un accueil avec café, comptez une tasse par invité, plus 10 % de réserve. Prévoyez aussi de l’eau chaude, des pichets de service et suffisamment de verres pour éviter de les laver pendant le concert.
- Réservez le matériel sonore au moins trois semaines avant la date : haut-parleurs, table de mixage, microphones, pieds de micro, boîtiers DI et câbles doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
- Gardez une rallonge électrique et une multiprise de secours pour chaque zone technique. Protégez les passages avec des passe-câbles afin d’éviter qu’un câble traverse une circulation d’invités.
- Imprimez les programmes, le déroulé, les badges et les supports comportant les logos après validation de la liste définitive des invités et des sponsors. Prévoyez au moins 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les ajouts de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour un concert de sponsoring ?
- Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour couvrir les bénévoles, les musiciens et les invités ajoutés tardivement.
- Quand réserver le matériel sonore pour un concert ?
- Réservez-le idéalement trois semaines avant le concert, surtout si vous avez besoin de microphones, de boîtiers DI et d’un éclairage de scène. Faites confirmer les besoins techniques au plus tard une semaine avant le montage.
- Combien de vaisselle faut-il acheter ou louer ?
- Prévoyez au minimum un verre, une tasse, une assiette et un jeu de couverts par invité, avec 10 % de réserve. Pour un service continu, augmentez la quantité de verres et d’assiettes à 1,5 par personne.
- Quand faire les courses pour un concert de sponsoring ?
- Achetez la vaisselle, les produits non périssables et les fournitures d’accueil deux à trois jours avant. Refroidissez les boissons la veille et complétez les produits frais le jour même, après confirmation du nombre d’invités.
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