Concert de réunion : la liste de courses à prévoir

Un concert de réunion demande plus que quelques boissons et des assiettes. Il faut prévoir le service du buffet, les pauses, l’accueil des artistes et tout le matériel qui permet au son de fonctionner sans improvisation. Cette liste rassemble les achats et équipements à réunir avant l’ouverture de la salle. Ajuste les quantités au nombre de participants, puis garde une marge pour les artistes, les accompagnants et les personnes qui restent pendant toute la soirée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique
Pieds de microqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 10
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Cafetièreqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Chariots de serviceqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermomètresqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Mur photo
Cadres photoqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 90
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Colle repositionnableqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2,5 kilogrammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1,5 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Tartinade d’aubergines - 1 kilogramme
- Jambon cuit - 1,5 kilogram
- Salami - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Roquette - 8 sacs
- Salade mélangée - 10 sachets
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 4 kilogrammes
- Melons - 4 pièces
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Noix salées - 6 sacs
- Mélange apéritif - 5 sachets
- Crackers de riz - 4 paquets
- Bâtonnets au fromage - 6 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Rouleaux de printemps végétariens - 100 pièces
- Boulettes de viande - 120 pièces
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade de baguette - 5 kilogram
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Pesto - 6 pots
- Sauce tomate - 6 pots
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Vinaigrette balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 100 grammes
- Herbes italiennes - 100 grammes
- Ail en poudre - 100 gram
- Brownies - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crème fouettée - 6 bombes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Étiquettes de régime - 100 pièces

Conseils

Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais au moins 6 heures avant l’arrivée des invités, surtout si le réfrigérateur du lieu est limité.
Compte la vaisselle sur la base d’une pièce par personne et par service, avec 10 à 15 % de réserve. Pour un buffet avec dessert ou soupe, ajoute les assiettes et les bols correspondants plutôt que de réutiliser la vaisselle entre deux passages.
Ne commande pas le matériel de sonorisation la veille : confirme au moins 2 semaines à l’avance la table de mixage, les microphones, les pieds, les boîtiers DI, les câbles et les retours de scène. Prévois aussi 2 câbles XLR et 2 câbles d’instrument de rechange si plusieurs groupes jouent.
Réserve un espace séparé pour les câbles, les multiprises et les rallonges, puis installe les passe-câbles avant les balances. Une rallonge à enrouleur par zone technique et une vérification de l’alimentation avant l’ouverture évitent les branchements de dernière minute.
Achète les encas et prépare les étiquettes des plats spéciaux au plus tard la veille. Garde une marge de 10 % pour les besoins alimentaires signalés tardivement et sépare clairement les plats concernés sur la table de buffet.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un concert de réunion ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoute 10 % de réserve si le concert dure plusieurs heures ou si la météo est chaude.
Quand acheter les boissons et les encas pour le concert ?: Achète les boissons non périssables et les encas 2 à 3 jours avant. Refroidis les boissons au moins 6 heures avant l’accueil et prépare les encas frais la veille ou le jour même selon leur conservation.
Combien de verres et d’assiettes faut-il prévoir par invité ?: Prévois au minimum 1 verre et 1 assiette par personne et par service, plus 10 à 15 % de réserve. Ajoute des verres à vin, des tasses à café ou des bols si ces services sont prévus séparément.
Quand réserver le matériel de sonorisation pour un concert de réunion ?: Réserve-le idéalement 2 semaines avant la date, puis confirme les besoins techniques une semaine avant. Vérifie le jour même les microphones, les câbles, les multiprises, les rallonges et les retours avant l’arrivée des artistes.

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