Que faut-il prévoir pour un concert de printemps ?

Pour un concert de printemps, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux encas. Il faut aussi prévoir le service du café, l’accueil du public, les programmes imprimés et le matériel nécessaire aux choristes et aux musiciens. La quantité dépend du nombre de spectateurs, d’artistes et de bénévoles inscrits. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter pour éviter les oublis de dernière minute, notamment la monnaie, les produits alimentaires spécifiques et les rallonges.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Tables de logeqté 2
Podium de chef d’orchestre
Chaises de musicienqté 45

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Pupitres de musiqueqté 50
Lampes de pupitreqté 20
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Caissons DIqté 2
Métronomesqté 2
Pieds de microqté 12
Caisses pour instrumentsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Torchonsqté 12

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau du programme

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Porte-sacs-poubelleqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Thé vert - 1 boîte
- Menthe fraîche - 3 bouquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour le café - 4 paquets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 3 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Sucres en morceaux - 2 boîtes
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Houmous - 1 kilogramme
- Confiture - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-pains - 150 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs vegan - 12 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Gâteaux au beurre - 8 pièces
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Gâteau vegan - 2 gâteaux
- Gâteau sans gluten - 2 gâteaux
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets
- Pansements - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure si le concert se prolonge. Refroidissez-les au moins 4 heures avant l’accueil du public.
Comptez une tasse, un verre et une assiette par personne, avec 10 % de réserve. Pour le café et le thé, prévoyez au moins une cuillère par tasse et quelques carafes d’eau pour le service.
Achetez les encas après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 3 à 5 jours avant le concert. Gardez les produits sans allergènes ou adaptés aux régimes particuliers séparés et clairement identifiés.
Préparez les programmes imprimés sur la base des réservations, en ajoutant 10 à 15 % d’exemplaires pour les inscriptions tardives et les artistes. Vérifiez l’ordre du répertoire avant l’impression définitive.
Testez les microphones, haut-parleurs, pupitres et lampes au moins 2 heures avant le début. Prévoyez plusieurs rallonges, multiprises et câbles de réserve : ils sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un concert de printemps ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure. Pour un concert plus long, ajoutez environ une boisson par personne et par heure, en distinguant l’eau des autres boissons.
Combien d’exemplaires du programme faut-il imprimer ?: Imprimez le nombre de réservations confirmé, augmenté de 10 à 15 %. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les accompagnateurs et les exemplaires nécessaires aux artistes.
Quand acheter les encas et les produits alimentaires ?: Faites les achats 3 à 5 jours avant le concert, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Les produits frais peuvent être complétés la veille, puis conservés séparément jusqu’au service.
Quand préparer le café et le thé pour le concert ?: Installez l’espace café et thé 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public. Remplissez les machines et les bouilloires juste avant le service, puis gardez une réserve d’eau chaude pour la deuxième partie de l’accueil.

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