Que faut-il prévoir pour un concert de gala ?

Un concert de gala demande plus qu’un buffet et quelques boissons : il faut aussi préparer l’accueil, le vestiaire, les places assises et la scène. Cette liste rassemble les achats et le matériel à prévoir pour servir les invités, installer les artistes et assurer le déroulement de la soirée. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres, les assiettes et les couverts. Pensez aussi à confirmer les besoins alimentaires avant les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 8
Tables de logeqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pupitreqté 20
Tabouret de piano
Métronomesqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 180
Compositions floralesqté 12
Tapis rouge
Mur photo
Colonnes décorativesqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10

Catering

Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Bière - 180 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat au lait - 12 litres
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 3 kilogrammes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 18 pièces
- Mini-sandwichs - 240 pièces
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Concombre - 4 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Fraises - 4 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Biscuits assortis - 6 kilogrammes
- Mini brownies - 240 pièces
- Petit fours - 240 pièces
- Crème chantilly - 12 bombes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café - 3 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Petits sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 8 paires
- Essuie-tout - 12 paquets
- Étiquettes - 2 paquets
- Stylos - 20 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et un verre à vin par invité, puis ajoutez 10 % de réserve pour éviter de manquer de vaisselle pendant le service.
Pour le buffet, comptez une assiette par personne, plus une assiette à pâtisserie si un dessert est prévu. Ajoutez suffisamment de pinces, de louches et de plateaux pour que plusieurs convives puissent se servir en même temps.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture. Les glacières et les thermos sont souvent oubliés, alors qu’ils évitent de monopoliser le réfrigérateur et maintiennent les boissons à bonne température.
Prévoyez une table distincte pour l’accueil, une pour le buffet et une pour les coulisses. Gardez également un portant disponible au vestiaire afin d’éviter que les manteaux ne s’accumulent près des places assises.
Vérifiez le matériel de scène avant l’arrivée du public : éléments de podium, pupitres, console de mixage, haut-parleurs, microphones et pieds de micro. Faites un essai sonore complet au moins 60 minutes avant le début du concert.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un concert de gala ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 personnes, cela représente au moins 110 verres de chaque type si les deux services sont prévus.
Quand acheter les boissons pour un concert de gala ?: Achetez les boissons non périssables 3 à 5 jours avant l’événement. Mettez les boissons à rafraîchir au froid le jour même, idéalement 4 à 6 heures avant l’accueil des invités.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour 100 invités ?: Prévoyez 110 assiettes, 110 fourchettes, 110 couteaux et 110 cuillères pour garder une marge de 10 %. Ajoutez 110 assiettes à pâtisserie si un dessert est servi.
Quand installer le matériel de scène et de sonorisation ?: Installez le podium, les pupitres, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 heures avant le concert. Réservez ensuite 60 minutes pour les branchements, le réglage de la console et l’essai sonore.

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