Einkaufsliste für ein Gala-Konzert

Bei einem Gala-Konzert brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Empfang, Garderobe, Buffet, Sitzplätze und Bühnentechnik müssen gleichzeitig funktionieren. Plane die Mengen nach Gästezahl und rechne bei Gläsern und Besteck mit Reserve. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Kaffeetassen, Servierzangen, Kleiderständer oder Mikrofonständer. Diese Einkaufsliste hilft dir, Ausstattung und Verbrauchsmaterial rechtzeitig zu beschaffen und für den Aufbau einzuplanen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
EmpfangstischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 4
BarhockerAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
TortenplattenAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
BrotmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherstativeAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
NotenpulteAnz. 35
Dirigentenpult
NotenständerlampenAnz. 20
Klavierhocker
MetronomeAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12

Dekoration

Hintergrundvorhang
TischdeckenAnz. 12
StuhlhussenAnz. 180
BlumenarrangementsAnz. 12
Läufer
Fotowand
Dekorative SäulenAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10

Catering

Einkäufe
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Bier - 180 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Schokomilch - 12 Liter
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zucker - 3 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 18 Stück
- Mini-Sandwiches - 240 Stück
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Gurke - 4 Kilogramm
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 6 kilogram
- Erdbeeren - 4 Kilogramm
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Nussmix - 2 kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Säcke
- Gemischte Kekse - 6 Kilogramm
- Mini-Brownies - 240 Stück
- Petit Fours - 240 Stück
- Sahne - 12 Sprühdosen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 600 Stück
- Kaffeefilter - 3 Kartons
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Kleine Müllsäcke - 40 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 3 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 8 Paar
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Etiketten - 2 Packungen
- Stifte - 20 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas ein; bei einem Empfang mit Nachschenken sind 10 bis 15 Prozent zusätzliche Gläser sinnvoll.
Für Kaffee und Tee brauchst du neben Kaffeemaschinen oder Wasserkochern auch Thermoskannen, Kaffeetassen und Löffel. Stelle diese Ausstattung spätestens am Vortag bereit, damit sie beim Aufbau nicht zwischen den Getränken fehlt.
Rechne für das Buffet pro Gast mit einem Teller, einer Gabel und einem Messer plus etwa 10 Prozent Reserve. Servierzangen, Servierlöffel, Schälchen und Tortenplatten werden oft vergessen, obwohl sie für das Ausgeben der Speisen nötig sind.
Richte für die Garderobe mindestens einen Kleider- oder Garderobenständer je 30 bis 40 Gäste ein und prüfe, ob Empfangstische und Barhocker an den vorgesehenen Platz passen.
Bestätige Tonmischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Mikrofonständer mindestens 7 Tage vor dem Konzert. Bühnenelemente und Notenständer sollten vor dem Eintreffen der Künstler vollständig am Aufbauort stehen.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Gala-Konzert?: Plane je Gast mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas ein. Bei einem Empfang oder häufigem Nachschenken solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen, damit benutzte Gläser zwischendurch nicht sofort gespült werden müssen.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Konzert-Buffet?: Rechne pro angemeldeter Person mit einem Teller, einer Gabel und einem Messer sowie rund 10 Prozent Reserve. Für Dessert und Kuchen kommen je Gast ein zusätzlicher Teller und eine Gabel hinzu, sofern beides serviert wird.
Wann sollte ich die Ausstattung für ein Gala-Konzert besorgen?: Bestelle oder reserviere die technische Ausstattung mindestens 7 Tage vorher. Geschirr, Möbel und Garderobenständer sollten spätestens am Vortag vor Ort sein; Getränke und verderbliche Buffet-Zutaten bereitest du so spät wie möglich vor.
Was wird bei einem Gala-Konzert häufig vergessen?: Häufig fehlen Servierzangen, Servierlöffel, Tortenplatten, Thermoskannen und zusätzliche Wassergläser. Auch Mikrofonständer und Notenständer werden oft zu spät geprüft – kontrolliere diese Teile mindestens 3 Tage vor dem Aufbau.

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