Que faut-il prévoir pour un concert de gala ?

Pour un concert de gala, les achats ne se limitent pas aux boissons et au traiteur. Il faut aussi prévoir le matériel de scène, la vaisselle du dîner, l’accueil des invités et les besoins des artistes. Comptez la vaisselle pour chaque convive, plus 10 % de réserve, afin de gérer les cassés et les changements de dernière minute. Les boissons doivent être refroidies avant l’arrivée du public, tandis que les programmes, badges et documents de déroulé doivent être prêts le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Jupe de scène
Tables de réceptionqté 3
Tables rondes de dînerqté 18
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 6
Portantsqté 4
Tables de logeqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 220
Verres à eauqté 220
Verres à champagneqté 200
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 220
Assiettes à dessertqté 220
Bol à soupeqté 180
Sets de couverts pour le dînerqté 220
Louchesqté 24
Petites cuillères à caféqté 220
Plateaux de serviceqté 30
Carafesqté 30

Équipement

Table de mixage
Enceintes de scèneqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Câbles d'instrumentsqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Lampes de pupitreqté 12
Défroisseurs vapeurqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Profils de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 24
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 18
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 18
Cartes de menuqté 180
Panneau d’accueil
Brochures du programmeqté 220
Badges nominatifsqté 180
Numéros de tableqté 18
Cadeaux d’adieuqté 180

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Brosses à vaisselleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Panneaux de numérotation du vestiaireqté 220

Catering

Courses
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Filet de saumon - 8 kilogrammes
- Schnitzels végétariens - 40 pièces
- Riz basmati - 8 kilogrammes
- Pommes de terre - 15 kilogrammes
- Pâtes - 6 kilogrammes
- Brocoli - 8 kilogrammes
- Carottes - 6 kilogrammes
- Haricots verts - 6 kilogrammes
- Poivrons - 5 kilogrammes
- Courgettes - 5 kilogrammes
- Champignons - 4 kilogram
- Roquette - 2 kilogram
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 6 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Oignons jaunes - 3 kilogrammes
- Ail - 10 têtes
- Citrons - 40 pièces
- Persil frais - 10 bouquets
- Basilic frais - 10 bouquets
- Romarin - 8 bottes
- Huile d'olive - 5 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Beurre - 3 kilogrammes
- Crème de cuisson - 6 litres
- Crème fraîche - 3 kilogram
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Fromage râpé - 4 kilogrammes
- Feta - 3 kilogrammes
- Mozzarella - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 4 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce pesto - 2 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce soja - 2 litres
- Bouillon de légumes - 10 litres
- Sel - 2 kilogrammes
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Poudre de curry - 500 gram
- Herbes italiennes - 300 grammes
- Flocons de piment - 200 grammes
- Sandwichs - 240 pièces
- Baguettes - 30 pièces
- Mini-sandwichs - 400 pièces
- Toast - 500 pièces
- Houmous - 4 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Noix salées - 4 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Poires - 50 pièces
- Fraises - 5 kilogram
- Mini-pâtisseries - 400 pièces
- Mousse au chocolat - 180 portions
- Crème chantilly - 3 litres
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Thé - 250 sachets
- Sucre - 3 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Eau minérale plate - 180 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 120 bouteilles
- Cola - 60 bouteilles
- Cola Zero - 60 bouteilles
- Soda orange - 40 bouteilles
- Tonic - 30 bouteilles
- Ginger ale - 30 bouteilles
- Jus de pomme - 20 litres
- Jus d'orange - 20 litres
- Vin blanc - 35 bouteilles
- Vin rouge - 25 bouteilles
- Rosé - 15 bouteilles
- Champagne - 35 bouteilles
- Bière sans alcool - 120 bouteilles
- Bière - 240 bouteilles
- Lait pour le café - 6 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Serviettes - 1000 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Liquide vaisselle - 5 liter
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour vitres - 3 litres
- Désinfectant - 3 litres
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 litres
- Essuie-tout - 1200 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre à vin, un verre à eau et une assiette par invité, puis ajoutez 10 % de marge. Pour un dîner avec champagne, comptez aussi un verre à champagne par personne.
Pour le cocktail d’accueil, prévoyez deux à trois verres par personne pendant la première heure. Réservez un espace séparé pour les carafes, les plateaux de service et les boissons déjà refroidies.
Vérifiez le matériel de scène avec les artistes avant la répétition : microphones, pieds, boîtiers DI, câbles d’instruments, pupitres et moniteurs doivent être disponibles avant leur arrivée.
Comptez les chaises, tables de dîner et tables de buffet selon le plan de table final, puis gardez quelques chaises supplémentaires pour les changements de dernière minute et les accompagnants imprévus.
Préparez les programmes imprimés, les badges nominatifs et le déroulé au plus tard la veille. Gardez une réserve d’environ 10 % pour remplacer les documents perdus ou modifier une information.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un concert de gala ?: Prévoyez un verre à eau et un verre à vin par convive, avec 10 % de réserve. Ajoutez un verre à champagne par personne si le service en prévoit, et deux à trois verres par invité pour la première heure de cocktail.
Quand acheter les boissons pour un concert de gala ?: Achetez les boissons non périssables environ une semaine avant. Prévoyez la livraison ou les achats de produits frais deux à trois jours avant, puis mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant l’accueil.
Quel matériel faut-il pour la scène d’un concert de gala ?: Prévoyez les éléments de podium, les escaliers et la jupe de scène, ainsi que la table de mixage, les enceintes, les moniteurs, les microphones, les pieds, les boîtiers DI et les câbles. Faites valider la liste technique par les artistes au moins 10 jours avant le concert.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par invité attendu et ajoutez 10 % de réserve. Pour les badges, préparez-en un pour chaque artiste, membre de l’équipe, intervenant et personne du traiteur, puis vérifiez les noms au plus tard la veille.

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