Einkaufsliste für ein Gala-Konzert

Ein Gala-Konzert braucht mehr als Bühne und Programm: Für Empfang, Dinner, Getränke und den Auftritt müssen viele Dinge rechtzeitig bereitstehen. Plane Gläser und Geschirr nach der erwarteten Gästezahl und reserviere die Technik früh, besonders Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone. Denke außerdem an Notenpulte, Instrumentenkabel und Verlängerungskabel – diese Kleinteile fehlen am Veranstaltungstag besonders häufig. Die vollständige Liste zeigt dir, was du einkaufen, mieten oder zur Location mitbringen musst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
Bühnenrock
EmpfangstischeAnz. 3
Runde EsstischeAnz. 18
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 220
WassergläserAnz. 220
ChampagnergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 220
DesserttellerAnz. 220
SuppenschalenAnz. 180
Abendbesteck-SetsAnz. 220
ServierlöffelAnz. 24
KaffeelöffelAnz. 220
ServierplattenAnz. 30
KaraffenAnz. 30

Ausstattung

Mischpult
BühnenlautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
NotenpulteAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
Laptop für Musik
NotenständerleuchtenAnz. 12
KleiderdampferAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
BühnenprofileAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 24
BatterielaternenAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 18
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 18
SpeisekartenAnz. 180
Willkommensschild
ProgrammhefteAnz. 220
NamensschilderAnz. 180
TischnummernAnz. 18
AbschiedsgeschenkeAnz. 180

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
Schilder zur GarderobennummerierungAnz. 220

Catering

Einkäufe
- Hähnchenbrustfilet - 12 Kilogramm
- Lachsfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Schnitzel - 40 Stück
- Basmati-Reis - 8 Kilogramm
- Kartoffeln - 15 Kilogramm
- Pasta - 6 Kilogramm
- Brokkoli - 8 Kilogramm
- Karotten - 6 kilogram
- Grüne Bohnen - 6 kilogram
- Paprika - 5 Kilogramm
- Zucchini - 5 Kilogramm
- Champignons - 4 Kilogramm
- Rucola - 2 Kilogramm
- Gemischter Salat - 5 Kilogramm
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 6 Kilogramm
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Gelbe Zwiebeln - 3 Kilogramm
- Knoblauch - 10 Knollen
- Zitronen - 40 Stück
- Frische Petersilie - 10 Bündel
- Frische Basilikum - 10 Bündel
- Rosmarin - 8 Bund
- Olivenöl - 5 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Butter - 3 Kilogramm
- Kochsahne - 6 Liter
- Crème fraîche - 3 kilogramm
- Parmesan - 2 Kilogramm
- Geriebener Käse - 4 Kilogramm
- Feta - 3 Kilogramm
- Mozzarella - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 4 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pestosauce - 2 Kilogramm
- Tomatensauce - 8 liter
- Sojasauce - 2 Liter
- Gemüsebrühe - 10 Liter
- Salz - 2 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 500 Gramm
- Currypulver - 500 Gramm
- Italienische Kräuter - 300 gram
- Chiliflocken - 200 Gramm
- Brötchen - 240 Stück
- Baguettes - 30 Stück
- Mini-Sandwiches - 400 Stück
- Toastbrot - 500 Stück
- Hummus - 4 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 4 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Birnen - 50 Stück
- Erdbeeren - 5 Kilogramm
- Mini-Gebäck - 400 Stück
- Schokoladenmousse - 180 Portionen
- Schlagsahne - 3 liter
- Kaffeebohnen - 4 Kilogramm
- Tee - 250 Beutel
- Zucker - 3 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Stilles Mineralwasser - 180 Flaschen
- Sprudelwasser - 120 Flaschen
- Cola - 60 Flaschen
- Cola Zero - 60 Flaschen
- Orangenlimonade - 40 Flaschen
- Tonic - 30 Flaschen
- Ginger Ale - 30 Flaschen
- Apfelsaft - 20 Liter
- Orangensaft - 20 Liter
- Weißwein - 35 Flaschen
- Roter Wein - 25 Flaschen
- Rosé - 15 Flaschen
- Champagner - 35 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 120 Flaschen
- Bier - 240 Flaschen
- Kaffeesahne - 6 Liter
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Eiswürfel - 30 kilogram
- Servietten - 1000 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Spülmittel - 5 Liter
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Allzweckreiniger - 5 Liter
- Glasreiniger - 3 Liter
- Desinfektionsmittel - 3 liter
- Müllsäcke - 100 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssigseife - 4 Liter
- Papierhandtücher - 1200 Stück

Tipps

Plane pro Gast mindestens ein Weinglas, ein Wasserglas und ein Abendbesteck-Set ein. Bei Champagnerempfang oder mehreren Getränkerunden brauchst du zusätzliche Champagnergläser oder einen Spül- und Wechselplan.
Bestätige Catering, Geschirr und Getränkelieferungen spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Prüfe dabei auch Dessertteller, Suppenschalen, Servierplatten, Karaffen sowie Kaffee- und Servierlöffel.
Reserviere Mischpult, Bühnenlautsprecher, Bühnemonitore und Funkmikrofone mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Lass dir die technischen Anforderungen der Künstler schriftlich geben, bevor du die Ausstattung festbuchst.
Rechne für Kabel und Anschlüsse eine Reserve ein: Plane mindestens 2 zusätzliche Verlängerungskabel und 1 Ersatz-Instrumentenkabel ein, sofern die technische Liste keine andere Menge vorgibt.
Stelle die Ausstattung nicht erst beim Einlass zusammen. Bühne, Bühnentreppen, Bühnenrock, Empfangstische und Garderobenständer sollten am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn vor Ort und geprüft sein.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Gala-Konzert?: Plane pro eingeladenem Gast mindestens 1 Weinglas und 1 Wasserglas ein. Für einen Champagnerempfang kommt mindestens 1 Champagnerglas pro Person hinzu; bei fehlender Spülmöglichkeit solltest du Ersatzgläser einplanen.
Wann muss ich die Technik für ein Gala-Konzert reservieren?: Reserviere Tonanlage, Beleuchtung und die benötigten Mikrofone idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die technischen Anforderungen der Künstler sollten spätestens 2 Wochen vorher vollständig geprüft sein.
Was darf ich bei der Bühnentechnik nicht vergessen?: Neben Mischpult und Bühnenlautsprechern brauchst du je nach Besetzung Bühnemonitore, Mikrofonständer, DI-Boxen, Notenpulte und Instrumentenkabel. Lege mindestens 2 zusätzliche Verlängerungskabel und ein Ersatzkabel bereit.
Wie früh muss das Catering für ein Gala-Konzert bestätigt werden?: Bestätige Catering, Gästezahl und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Die Getränkelieferung sollte mindestens 1 Tag vorher kontrolliert und gekühlt werden, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.

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