Que faut-il prévoir pour un concert de fanfare ?

Pour un concert de fanfare, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux collations. Il faut aussi prévoir le service du café, l’eau des musiciens, la sonorisation, les rallonges et le matériel nécessaire à l’installation de la scène. Comptez les quantités selon le nombre de spectateurs et de musiciens, puis vérifiez au moins 48 heures avant que le lieu possède déjà les tables, chaises et équipements annoncés. Cette liste vous aide à repérer les oublis avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Caisses d’orchestreqté 4
Tables pour instrumentsqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 140
Cuillères à caféqté 100
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Présentoirs à menusqté 6
Thermos à caféqté 4
Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème fouettée - 4 bidons
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Cass is - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Ginger ale - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin sans alcool - 3 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Menthe - 4 bottes
- Glaçons - 12 sacs
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips de tortilla - 5 sacs
- Salsa - 5 pots
- Mélange apéritif - 5 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Dés de fromage - 4 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 8 barquettes
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits sans produits laitiers - 4 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Friandises en pâte feuilletée - 120 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 80 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 30 pièces
- En-cas vegan - 30 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Gâteau - 6 pièces
- Cake au citron - 3 pièces
- Chocolat - 3 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Essuie-tout - 8 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Gants jetables - 2 boîtes

Décoration

Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savonqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Conseils

Prévoyez au moins un verre d’eau par musicien et par partie, puis ajoutez une réserve pour le public et le personnel. Les verres à eau sont souvent oubliés alors que les musiciens en ont besoin dès la répétition.
Pour le café, prévoyez une tasse par personne et environ 10 % de marge. Vérifiez deux jours avant le concert le nombre de machines à café, de bouilloires et de thermos disponibles sur place.
Ne comptez pas sur une seule multiprise : répartissez les appareils audio sur plusieurs circuits et prenez des rallonges adaptées. Ajoutez du ruban gaffer pour fixer les câbles avant l’arrivée du public.
Réservez les pupitres de musique et le pupitre du chef d’orchestre en fonction de la formation exacte. Contrôlez-les au plus tard lors de l’installation, car il est difficile d’en trouver plusieurs à la dernière minute.
Pour le service, prévoyez des plateaux, des pinces et des plateaux de service séparés de la vaisselle utilisée par les musiciens. Installez les glacières et les conteneurs à glace avant l’ouverture afin de ne pas interrompre le concert.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un concert de fanfare ?: Prévoyez au minimum un verre par personne et ajoutez 10 à 20 % de réserve pour les remplacements et les bénévoles. Pour les musiciens, comptez un verre par personne et par partie si vous ne pouvez pas les laver entre deux utilisations.
Combien de temps avant faut-il préparer le café pour un concert ?: Installez le coin café 60 à 90 minutes avant l’accueil du public. Vérifiez 48 heures avant que les machines à café, bouilloires, thermos, tasses et cuillères sont disponibles et en état de marche.
Quel matériel électrique faut-il acheter pour la sonorisation ?: Prévoyez des rallonges, plusieurs multiprises et du ruban gaffer, en plus des microphones, pieds, table de mixage et haut-parleurs. Testez tout au moins 2 heures avant le début, avec les câbles réellement utilisés sur scène.
Combien de pupitres faut-il pour une fanfare ?: Prévoyez un pupitre par musicien qui lit une partition, plus un pupitre de chef d’orchestre. Confirmez le nombre exact avec le chef au moins une semaine avant, puis comptez les pupitres sur place avant l’installation.

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