Que faut-il prévoir pour un concert d’orchestre ?

Pour un concert d’orchestre, les achats ne se limitent pas aux boissons et au catering. Il faut aussi prévoir l’accueil du public, les besoins des musiciens et le matériel qui permet de sécuriser les câbles et d’éclairer la scène. Calculez les quantités à partir du nombre de spectateurs, de musiciens et de bénévoles attendus. Cette liste vous aide à ne pas oublier les verres, les piles, les rallonges ou les accessoires de service souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Chaises d’orchestreqté 80
Tables pliantesqté 8
Tabouretsqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 200

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouret de piano
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Décapsuleursqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’entrée

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Mini-quiches - 150 pièces
- Feuilletés - 150 pièces
- Biscuits au beurre - 6 boîtes
- Brownies - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Garniture végane - 1 kilo
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par personne attendue, plus 10 % de réserve pour les remplacements et les invités de dernière minute. Ajoutez des verres à vin uniquement si le catering en sert réellement.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne si un accueil est prévu avant le concert, et une tasse supplémentaire pour les musiciens et bénévoles. Les thermos doivent être remplis peu avant l’ouverture des portes.
Réservez une chaise d’orchestre et un pupitre pour chaque musicien, puis ajoutez 2 à 3 pupitres de secours. Vérifiez aussi séparément le pupitre du chef et le tabouret de piano, car ils ne sont pas interchangeables.
Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone technique, avec 20 % de longueur ou de prises en réserve. Les passe-câbles et le ruban gaffer doivent être disponibles avant l’arrivée du public, pas pendant l’installation.
Achetez les piles pour les éclairages et les équipements sans alimentation fixe au moins 48 heures avant le concert. Gardez un jeu de rechange par appareil et testez les projecteurs, microphones et lampes le jour du montage.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un concert d’orchestre ?: Comptez un verre à eau par spectateur, musicien et bénévole, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un service de vin ou de café, prévoyez au moins un verre ou une tasse par personne et environ 15 % de pièces supplémentaires.
Quelle quantité de café acheter pour un concert ?: Prévoyez 2 tasses par personne pour un accueil d’une à deux heures, puis ajoutez une tasse par musicien et bénévole. Achetez et préparez le café le jour même, avec les machines, bouilloires et thermos testés au plus tard 2 heures avant l’ouverture.
Combien de pupitres faut-il pour l’orchestre ?: Prévoyez un pupitre par musicien, plus 2 à 3 pupitres de secours pour remplacer un modèle défectueux ou compléter une formation. Le pupitre du chef d’orchestre doit être compté à part et installé avant la répétition.
Quand acheter les piles et le ruban gaffer ?: Achetez les piles, le ruban gaffer et les accessoires de câblage au moins 48 heures avant le montage. Faites un contrôle complet du matériel technique le jour précédent et gardez les consommables dans la zone de régie.

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