Que faut-il prévoir pour un concert d’harmonie ?

Un concert d’harmonie demande plus que des partitions et des pupitres. Cette liste rassemble les achats et le matériel à prévoir pour accueillir les musiciens, le public et les bénévoles, de la sonorisation aux boissons. Pour les consommables, basez les quantités sur le nombre d’invités inscrits et gardez une marge de 10 %. Les boissons, les sandwiches et les éléments de billetterie sont souvent commandés trop tard : vérifiez-les au moins 3 jours avant le concert.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Chaises de musicienqté 45
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Piano
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 8 bouteilles
- Jus d'orange - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Pains multicéréales - 10 pièces
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Gâteaux - 8 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Gobelets en carton - 300 pièces
- Panneaux en carton - 300 pièces
- Couverts en bois - 300 sets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs à déchets encombrants - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Désodorisant pour toilettes - 4 pièces
- Gants en nitrile - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’ouverture des portes.
Comptez une assiette, un verre et une fourchette par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 personnes, préparez donc au moins 110 unités de chaque élément utilisé.
Pour l’accueil musical, prévoyez un pupitre par musicien et un pupitre séparé pour le chef d’orchestre. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles audio 48 heures avant la répétition générale.
Testez les microphones, les pieds, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée du public. Gardez au moins 2 câbles audio et 1 rallonge de secours si la configuration le permet.
Pour la billetterie, préparez le tiroir-caisse et le terminal de paiement avant l’ouverture. Gardez une réserve de monnaie et installez la table de vente au moins 30 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un concert d’harmonie ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les bénévoles, les musiciens et les imprévus.
Quand acheter les boissons et les sandwiches ?: Achetez les boissons 1 à 3 jours avant le concert et mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’accueil du public. Préparez les sandwiches le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant le début.
Combien de vaisselle faut-il pour 100 spectateurs ?: Prévoyez au minimum 110 verres, 110 assiettes et 110 fourchettes si chaque personne utilise une unité. Cette marge de 10 % couvre les remplacements et les bénévoles.
Quand tester le matériel de sonorisation ?: Faites un premier contrôle 48 heures avant, puis un test complet avec les microphones, les câbles et les haut-parleurs le jour du concert. Terminez le réglage au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.

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