Que faut-il prévoir pour un concert d’harmonie ?

Un concert d’harmonie demande plus que des pupitres et des chaises. Il faut aussi prévoir l’accueil du public, les boissons, le service après-concert et le matériel technique, souvent oublié jusqu’au dernier jour. Cette liste regroupe les fournitures à acheter ou à réunir pour installer la salle, équiper les musiciens et servir les invités. Vérifie les quantités selon le nombre de spectateurs, de musiciens et de bénévoles attendus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 160
Chaises d’orchestreqté 35
Tables pliantesqté 8
Table d’accueil
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Lampes de pupitreqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 2
Compositions floralesqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 1 kilogramme
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus pétillant - 6 bouteilles
- Couques au café - 80 pièces
- Biscuits au beurre - 5 paquets
- Gâteau - 6 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Gâteau vegan - 2 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Serviettes - 4 paquets

Conseils

Prévois une chaise pour chaque spectateur attendu, puis ajoute environ 10 % de marge : pour 80 personnes, installe donc 88 chaises. Compte séparément les chaises d’orchestre et vérifie leur disposition avec le chef.
Pour l’accueil et le service, prévois au minimum une table d’accueil, deux tables pliantes et un portant si les musiciens ou les invités doivent déposer leurs manteaux. Ajoute une poubelle près de chaque zone où l’on sert des boissons ou des pâtisseries.
Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Refroidis les bouteilles au moins 4 heures à l’avance et garde une glacière de réserve pour le service.
Prépare un poste café avec une machine, une bouilloire et un thermos par zone de service. Prévois au moins une tasse, une cuillère et un verre d’eau par invité attendu, avec 10 % de pièces supplémentaires pour les pertes et les remplacements.
Teste les microphones, pieds, rallonges, multiprises et lampes de pupitre 48 heures avant le concert. Réserve deux rallonges et une multiprise de secours, et garde le ruban gaffer accessible pour sécuriser les câbles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un concert d’harmonie ?: Prévois une chaise par spectateur inscrit, avec une marge d’environ 10 %. Pour 80 personnes, installe 88 chaises. Les chaises d’orchestre doivent être comptées séparément selon l’effectif des musiciens.
Combien de boissons prévoir pour un concert ?: Compte deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour 60 invités et un service d’une heure, prévois environ 120 à 180 boissons, puis ajoute une marge de 10 %.
Quand refroidir les boissons avant le concert ?: Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture des portes. Si la livraison arrive le jour même, prévois suffisamment de glacières pour maintenir les bouteilles froides pendant l’installation et le service.
Quand tester le matériel audio et les rallonges ?: Fais un premier test 48 heures avant le concert, puis une vérification complète le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Contrôle les microphones, la table de mixage, les multiprises, les rallonges et les lampes de pupitre.

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