Que faut-il prévoir pour un concert caritatif ?

Un concert caritatif demande plus que des instruments et une scène. Il faut prévoir le matériel de sonorisation, l’éclairage, le mobilier, la vaisselle et tout ce qui facilite l’accueil du public. Cette liste vous aide à faire les achats et les réservations sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation. Vérifiez les quantités après avoir confirmé le nombre de billets et les besoins techniques de chaque artiste.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteursqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Cadres photoqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Panneaux de présentationqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Tickets de consommationqté 1000
Brochures du programmeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Numéros de tableqté 10
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 3 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Toast - 8 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Crackers - 6 paquets
- Fromage frais - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Fromage vegan - 500 grammes
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Laitues - 6 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Falafel - 3 kilos
- Blanc de poulet - 4 kilos
- Thon - 12 boîtes
- Œufs - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Mayonnaise vegan - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Pesto - 3 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 boîte
- Paprika en poudre - 1 boîte
- Herbes italiennes - 1 boîte
- Beurre - 1 kilo
- Pain au sucre - 4 pièces
- Brownies - 6 boîtes
- Biscuits - 8 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Barres chocolatées - 100 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Glaçons - 20 kilos
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plaques de fourqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % afin d’éviter une rupture pendant le concert.
Comptez les gobelets réutilisables sur la base d’un gobelet par personne et prévoyez-en 20 % de plus pour les pertes, les retours tardifs et le lavage. Les carafes et les plateaux doivent aussi être disponibles dès l’ouverture des portes.
Réservez la sonorisation après avoir recueilli les fiches techniques des artistes. Vérifiez notamment le nombre de microphones, de boîtiers DI, de moniteurs et de câbles XLR nécessaires, au lieu de vous fier à une configuration standard.
Prévoyez au moins une multiprise et une rallonge de secours par zone technique, ainsi que des goulottes pour les câbles accessibles au public. Testez chaque branchement avant l’arrivée des artistes, idéalement le jour précédent.
Installez les tables, chaises, portants et porte-manteaux avant l’accueil du public. Gardez un passage libre autour de la scène et placez les billets de consommation à un endroit accessible aux bénévoles, pas derrière le matériel audio.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un concert caritatif ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de stock de sécurité, surtout si la billetterie est encore ouverte.
Quel matériel de sonorisation faut-il pour un concert caritatif ?: La base comprend des haut-parleurs, des subwoofers, une table de mixage, des microphones, des pieds, des moniteurs, des boîtiers DI et les câbles nécessaires. Demandez les besoins techniques des artistes au moins deux semaines avant le concert pour confirmer les quantités.
Combien de gobelets faut-il acheter pour un concert ?: Comptez un gobelet réutilisable par participant, puis ajoutez 20 % de marge. Pour 100 personnes, prévoyez donc environ 120 gobelets, en plus des assiettes, couverts, tasses et accessoires de service nécessaires au catering.
Quand faut-il réserver le matériel pour un concert caritatif ?: Réservez la sonorisation, les éléments de scène et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement quatre à six semaines avant l’événement. Les besoins définitifs peuvent être ajustés après confirmation des artistes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.