La liste de courses pour un concert à la bibliothèque

Pour un concert à la bibliothèque, les achats ne se limitent pas aux boissons. Il faut aussi prévoir le service du café et des encas, l’accueil du public, la signalétique et les accessoires techniques souvent oubliés. Quantifiez la vaisselle selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les artistes et les accompagnants. Cette liste vous aide à vérifier les fournitures avant l’installation de la salle et le raccordement du son.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Pâte adhésiveqté 4
Cadres photoqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisane - 2 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait entier - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus de raisin - 4 briques
- Glaçons - 6 sacs
- Mini-quiches - 120 pièces
- Mini quiches végétariennes - 40 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Baguettes - 8 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Noix salées - 4 sacs
- Biscuits complets - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 2 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 4 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre par personne, plus 10 % de marge pour les artistes, les accompagnants et les verres laissés sur les tables. Pour le café et le thé, comptez une tasse par invité et quelques tasses supplémentaires.
Achetez les encas en portions faciles à servir et prévoyez 10 % de plus que le nombre d’inscrits. Vérifiez les besoins alimentaires recueillis avant de faire les courses, pas le jour du concert.
Pour l’accueil, préparez les programmes et les panneaux indicateurs au plus tard la veille. Sans signalétique visible dès l’entrée, les participants cherchent facilement la table d’inscription ou l’espace du concert.
Réservez un jeu complet de câbles, rallonges, multiprises et ruban gaffer avant l’arrivée des artistes. Testez les microphones et le système de sonorisation pendant la vérification du son, au moins 60 minutes avant l’ouverture.
Ne laissez pas les boissons au dernier moment : mettez-les au frais plusieurs heures avant l’accueil et gardez café, thé et eau chaude dans des thermos ou des pichets pendant l’installation de la salle.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un concert à la bibliothèque ?: Prévoyez un verre par participant inscrit, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente 55 verres, auxquels vous pouvez ajouter quelques verres réservés aux artistes.
Combien de tasses faut-il acheter pour le café et le thé ?: Comptez une tasse par personne si le café et le thé sont servis une seule fois. Pour 50 invités, prévoyez 55 tasses afin de couvrir les artistes, les accompagnants et les remplacements.
Quand refroidir les boissons avant le concert ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée du public. Gardez les bouteilles ou canettes dans des glacières pendant l’installation de la table traiteur.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Préparez la table d’inscription, les programmes et les panneaux indicateurs au moins 30 minutes avant l’ouverture. Ajoutez une réserve de 10 % de programmes par rapport au nombre d’inscrits confirmés.

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