Que faut-il prévoir pour un bal associatif ?

Un bal associatif demande plus qu’un buffet et une playlist. Il faut prévoir le mobilier, la vaisselle, le matériel audio, la décoration et l’organisation de l’entrée et du bar. Cette liste rassemble les éléments à acheter, louer ou apporter, notamment ceux qui manquent souvent au dernier moment : câbles, monnaie, verres, cintres et poubelles. Vérifiez les quantités après les inscriptions, puis faites les courses assez tôt pour mettre les boissons au frais et préparer les en-cas.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 12
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphonesqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Pupitre à musiqueqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Étiquettes

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Crème pour café - 4 pots
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 10 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin pétillant - 8 bouteilles
- Boulettes de viande panées - 400 pièces
- Bitterballen végétariens - 120 pièces
- Mini-frikandels - 250 pièces
- Mini snacks végétariens - 120 pièces
- Feuilletés - 150 pièces
- Dés de fromage - 3 kilos
- Saucisson sec - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce satay - 2 kilo
- Salade composée - 6 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Herbes aromatiques - 6 pots
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre - 2 bouteilles
- Sauce dip - 12 pots
- Biscuits - 6 paquets
- Gaufres au sucre - 5 paquets
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 20 kilos
- Filtres à café - 2 paquets
- Piques à cocktail - 4 boîtes
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 5 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et un verre à vin par invité, puis ajoutez 10 % de marge pour les cassés, les échanges et les oublis. Comptez aussi les assiettes de dîner et à dessert séparément.
Pour le vestiaire, prévoyez un cintre par manteau attendu, plus 10 % de réserve. Installez les portants avant l’ouverture afin d’éviter un amoncellement de vêtements près de l’entrée.
Testez les haut-parleurs, le mixeur audio, les microphones, les pieds d’enceinte et chaque câble audio au moins 24 heures avant le bal. Gardez les câbles nécessaires ensemble et identifiez ceux qui servent au microphone.
Achetez ou rassemblez les bougies LED plutôt que de compter uniquement sur les bougeoirs et les bougies classiques. Prévoyez aussi des poubelles visibles près du bar, du buffet et de la sortie.
Préparez la caisse et la monnaie avant le jour J, en séparant les pièces et billets par valeur. Faites les courses au plus tard la veille pour pouvoir refroidir les boissons et vérifier les quantités restantes.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un bal associatif ?: Prévoyez un verre à eau et un verre à vin par personne, avec une marge d’environ 10 %. Ajoutez les tasses à café nécessaires selon le nombre de participants inscrits et le service prévu.
Quand faut-il acheter les boissons pour un bal associatif ?: Faites les achats au plus tard la veille, afin de stocker les boissons au frais pendant plusieurs heures. Pour un grand bal, répartissez les achats sur les 2 ou 3 jours précédents pour éviter un manque de place au réfrigérateur.
Quel matériel audio faut-il pour un bal associatif ?: Prévoyez des haut-parleurs, un mixeur audio, les microphones, les pieds d’enceinte et tous les câbles audio nécessaires. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant et gardez un câble de secours si le matériel le permet.
Que faut-il prévoir pour le vestiaire d’un bal associatif ?: Prévoyez un portant et un cintre par manteau attendu, avec environ 10 % de cintres supplémentaires. Ajoutez un panneau d’accueil ou une signalétique claire pour orienter les invités dès leur arrivée.

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