Einkaufsliste für den Vereinsball

Für einen Vereinsball brauchst du mehr als Getränke und Dekoration. Plane Geschirr, Gläser, Mobiliar, Garderobe und Tontechnik so, dass alle Gäste gleichzeitig essen, anstoßen und tanzen können. Besonders häufig fehlen Kleiderbügel, Wechselgeld, Servierbesteck oder passende Kabel für die Lautsprecher. Diese Einkaufsliste hilft dir, Verbrauchsmaterial und Ausstattung rechtzeitig zu prüfen, zu kaufen oder zu reservieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 12
BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
KerzenhalterAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 24
Willkommensschild
TischnummernAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
NotenständerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12
Etiketten

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 3 Packungen
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Kaffeesahne - 4 Becher
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 3 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 10 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Bitterballen - 400 Stück
- Vegetarische Bitterballen - 120 Stück
- Mini-Frikadellen - 250 Stück
- Vegetarische Mini-Snacks - 120 Stück
- Blätterteig-Snacks - 150 Stück
- Käsewürfel - 3 Kilo
- Trockene Wurst - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Weißbrötchen - 80 Stück
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Eiersalat - 2 Kilo
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Satésauce - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 6 Kilo
- Kartoffelsalat - 8 kilo
- Nudelsalat - 8 kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Kräuter - 6 Gläser
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 1 Döschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Essig - 2 Flaschen
- Dipsoße - 12 Schälchen
- Kekse - 6 Packungen
- Zuckerwaffeln - 5 Packungen
- Zitronen - 2 Kilo
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Cocktailspieße - 4 Kartons
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 150 Stück
- Pappteller - 150 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 5 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück

Tipps

Zähle Geschirr und Gläser für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 Personen sind das zum Beispiel 110 Dinner-Teller, Dessertteller, Wassergläser und Bestecksets.
Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und Tanz. Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; stelle zusätzlich Karaffen für Wasser auf die Tische.
Prüfe die Garderobe nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne mit mindestens einem Kleiderbügel pro erwarteter Jacke und stelle die Garderobenständer spätestens am Vortag bereit.
Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Mikrofone und Lautsprecherständer mindestens 48 Stunden vorher. Lege für jedes Gerät passende Audiokabel sowie ein Ersatzkabel zurück.
Packe Kassenmaterial und Verbrauchssachen in eine eigene Box: Kassengeld, Wechselgeld, Servietten und Abfallbehälter sollten vor dem Einlass an ihrem Einsatzort stehen, nicht noch im Auto liegen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vereinsball?: Plane pro angemeldeter Person ein Dinner-Teller-Set, einen Dessertteller und ein Besteckset ein. Kaufe oder miete zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit beschädigte oder verspätet gespülte Teile nicht zum Engpass werden.
Wie viele Gläser brauche ich für einen Vereinsball?: Rechne mindestens mit einem Wasserglas und einem Weinglas pro Gast, jeweils plus 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind das mindestens 110 Wassergläser und 110 Weingläser; für den Empfang brauchst du gegebenenfalls zusätzliche Gläser.
Wie viel Wechselgeld sollte ich für den Vereinsball vorbereiten?: Lege das Wechselgeld spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass bereit und verteile es auf die vorgesehenen Kassen. Die genaue Summe hängt von deinen Verbrauchspreisen und der erwarteten Zahl der Barzahlungen ab; plane mehrere kleine Scheine und Münzen statt nur großer Scheine ein.
Wann sollte ich die Technik für den Vereinsball prüfen?: Führe den vollständigen Test mindestens 48 Stunden vor dem Ball durch und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Mikrofone, Wiedergabe, Lautsprecher, Mischpult, Ständer und jedes Audiokabel.

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