Que faut-il prévoir pour un atelier de présentation ?

Pour un atelier de présentation, il faut prévoir à la fois le matériel de salle, l’équipement audiovisuel et ce qui facilite l’accueil des participants. Comptez une chaise et un espace de travail par personne, puis ajoutez quelques places de réserve. Vérifiez les branchements, les adaptateurs et les câbles avant le jour J : ce sont les éléments les plus souvent oubliés. Cette liste vous aide aussi à préparer le café, les supports de travail et l’installation de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Pupitre de conférencier
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Cliqueur de présentation
Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs effaçablesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 40
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 30
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de flèchesqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Feuilles de travailqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylosqté 40
Badges nominatifsqté 35
Certificatsqté 30
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 1 paquet
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus de pomme - 3 paquets
- Glaçons - 4 sacs
- Mini croissants - 40 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Brioches aux raisins secs - 20 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Houmous - 3 barquettes
- Fromage - 2 kilogrammes
- Filet de jeune poulet - 1 kilogramme
- Saumon fumé - 500 grammes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Roquette - 4 sachets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Galettes de riz - 3 paquets
- Noix mélangées - 2 sacs
- Pommes - 35 pièces
- Bananes - 25 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Biscuits - 5 paquets
- Brownies - 35 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Pâtes - 3 kilogrammes
- Sauce pesto - 3 pots
- Sauce tomate - 4 pots
- Parmesan - 500 grammes
- Champignons - 1 kilogramme
- Poivrons - 8 pièces
- Courgette - 6 pièces
- Oignons - 1 kilogramme
- Ail - 3 têtes
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Herbes italiennes - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Petits pains sans gluten - 5 pièces
- Tartinade végétalienne - 2 barquettes
- Serviettes en papier - 150 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise et une place de travail par participant, plus 2 à 3 places de réserve pour les inscriptions tardives ou les intervenants.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur au moins 24 heures avant l’atelier. Gardez une rallonge et une multiprise disponibles près de la zone de présentation.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants la veille. Installez la table d’inscription à l’entrée au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier participant.
Pour le café, prévoyez environ 2 tasses par personne pour une demi-journée, avec une machine ou une bouilloire, des thermos et suffisamment de verres, tasses, assiettes et couverts.
Réservez un espace séparé pour les déchets, le catering et les boissons. Placez les poubelles avant l’ouverture de la salle et gardez les plateaux de service et les louches à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un atelier de présentation ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 2 à 3 chaises de réserve. Ajoutez également une place pour le présentateur et une ou deux places supplémentaires si des invités peuvent encore s’inscrire.
Quand faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’atelier, puis vérifiez à nouveau les branchements 30 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Testez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, le son et le cliqueur.
Quelle quantité de café faut-il prévoir pour un atelier ?: Pour une demi-journée, comptez environ 2 tasses par personne, avec une petite marge de 10 à 15 %. Prévoyez aussi les thermos, les tasses, les verres et les accessoires de service avant l’ouverture de la salle.
Que faut-il préparer la veille d’un atelier de présentation ?: Préparez la liste des participants, les badges, les feuilles de travail et les supports de présentation la veille. Vérifiez aussi la livraison du catering et rassemblez le matériel audiovisuel, les multiprises, les rallonges et les adaptateurs.

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