Qué necesitas para organizar un taller de presentaciones

Un taller de presentaciones necesita más que un portátil y un proyector. Esta lista reúne el material para presentar, practicar y atender a los participantes durante una jornada. Calcula las cantidades según el número de asistentes y prepara los consumibles antes de abrir la sala. Los adaptadores, los alargadores y los rotuladores de repuesto suelen ser los primeros olvidos cuando se prueba la técnica demasiado tarde.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 30
Mesa de registro
Atril para ponente
Papeleracant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Clic de presentación
Atril de papelógrafocant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Pizarra borrable
Rotuladores para pizarra blancacant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 30
Vasoscant. 40
Platoscant. 35
Cubiertoscant. 35
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas para servircant. 6
Pinzascant. 4

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 30
Mantelescant. 8
Cartel de bienvenida
Señales de flechascant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 4

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba
Recogedor y escoba
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Tableros de trabajocant. 35
Bloc de notascant. 35
Bolígrafoscant. 40
Credencialescant. 35
Certificadoscant. 30
Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 1 paquete
- Azúcar - 1 paquete
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 4 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Agua - 24 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Cubitos de hielo - 4 bolsas
- Mini croissants - 40 unidades
- Panecillos integrales - 40 unidades
- Panecillos con grosellas - 20 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Queso crema - 3 tarrinas
- Hummus - 3 tarrinas
- Queso - 2 kilogramo
- Pechuga de pollo joven - 1 kilogramo
- Salmón ahumado - 500 gramos
- Pepino - 6 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Rúcula - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Crackers de arroz - 3 paquetes
- Frutos secos mixtos - 2 bolsas
- Manzanas - 35 unidades
- Plátanos - 25 unidades
- Uvas - 3 kilogramos
- Galletas - 5 paquetes
- Brownies - 35 piezas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Pasta - 3 kilogramo
- Salsa pesto - 3 tarros
- Salsa de tomate - 4 tarros
- Queso parmesano - 500 gramos
- Champiñones - 1 kilogram
- Pimientos - 8 unidades
- Calabacín - 6 unidades
- Cebollas - 1 kilogramo
- Ajo - 3 cabezas
- Aceite de oliva - 1 botella
- Hierbas italianas - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Bollos sin gluten - 5 unidades
- Untables veganos - 2 tarrinas
- Servilletas de papel - 150 unidades
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de microfibra - 10 unidades

Consejos

Lleva al menos un adaptador HDMI y un cable HDMI de repuesto, aunque el portátil del ponente ya tenga una salida compatible. Comprueba ambos antes del día del taller.
Calcula una taza o vaso por participante y añade un 10% extra; para 20 personas, prepara 22 unidades. Si sirves café y té durante varias horas, reserva también termos para mantenerlos calientes.
Prepara un juego de hojas de trabajo y ejercicios para cada inscrito confirmado, más 2 o 3 copias adicionales. Imprime la lista de participantes y las acreditaciones antes de montar la mesa de registro.
Cuenta con una regleta y un alargador por cada zona que necesite corriente, no solo para el proyector. Deja libres los pasillos y fija los cables para evitar tropiezos durante las prácticas.
Para una sesión participativa, ten al menos un rotulador de pizarra blanca por cada 3 o 4 asistentes y varios de repuesto. Añade papel de rotafolio si los grupos van a presentar resultados o comentarios.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para un taller de presentaciones?: Como mínimo, prepara portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, regletas, alargadores y un clic de presentación. Para la parte práctica, añade hojas de trabajo, ejercicios, pizarra, rotuladores y papel de rotafolio.
¿Cuántos vasos y tazas necesito para 20 personas?: Calcula una unidad por persona y un 10% adicional: 22 tazas o vasos para 20 asistentes. Si habrá pausas largas o no puedes lavar durante el taller, prepara entre 25 y 30 unidades.
¿Cuándo debo probar el equipo del taller?: Haz una primera prueba al menos 24 horas antes y repite la comprobación 30 minutos antes de recibir al grupo. Abre la presentación final en el portátil que se usará y verifica imagen, sonido, cables y adaptadores.
¿Cuántas copias de las hojas de trabajo debo imprimir?: Imprime una copia por participante confirmado y añade 2 o 3 extra. Si esperas 20 personas, prepara entre 22 y 23 juegos completos para cubrir cambios de última hora o páginas dañadas.

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