Que faut-il acheter pour une projection de film avec Q&R ?

Une projection de film avec séance de questions-réponses demande plus qu’un écran et un projecteur. Il faut prévoir une chaîne technique complète, des solutions de secours et assez de vaisselle pour l’accueil avant ou après la séance. Compte le nombre de spectateurs inscrits, puis ajoute environ 10 % de marge pour les verres, les assiettes et les consommables. Vérifie aussi les sous-titres, les câbles et les piles avant le jour J : ce sont les oublis qui bloquent le plus souvent l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables de réceptionqté 3
Table de questions-réponses
Chaises de panelqté 5
Nappesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 3
Câbles audioqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 2
Piles de rechangeqté 12
Ruban gafferqté 3
Goulottes de câblesqté 12
Horloge de pause

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Ouvre-bouteillesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Décoration

Décoration de toile de fondqté 2
Décorations de tableqté 8
Affiches thématiquesqté 6
Colle repositionnableqté 4
Badges nominatifsqté 10
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème à café - 2 pots
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Citrons - 12 pièces
- Citrons verts - 12 pièces
- Pommes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Lamelles de poivron - 3 kilo
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Saucisse apéritive - 2 kilo
- Olives - 8 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Baguettes - 16 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Crackers - 12 paquets
- Grissini - 8 paquets
- Tortilla chips - 12 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Popcorn - 8 sachets
- Chocolat noir - 3 kilos
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Mini muffins - 8 boîtes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Poudre d’ail - 1 boîte
- Basilic - 1 botte
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 10 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Piques à cocktail - 4 boîtes
- Barquettes jetables profondes - 100 pièces
- Sachets snack en papier - 100 pièces

Conseils

Prévois un ordinateur ou un lecteur multimédia de secours, ainsi qu’une clé USB contenant le film et les sous-titres. Teste les deux fichiers dans la salle au moins 24 heures avant la projection.
Pour les questions-réponses, compte un microphone sans fil pour le modérateur et au moins un autre pour le panel ou les questions du public. Mets de côté un jeu de piles neuves par microphone.
Ajoute environ 10 % de verres, tasses et assiettes par rapport au nombre d’invités attendus. Pour 50 personnes, prévois donc 55 unités de chaque type utilisé.
Prévois au moins deux rallonges électriques et deux multiprises, même si la salle semble bien équipée. Fixe les câbles avec du ruban gaffer et des goulottes pour éviter les chutes dans les allées.
N’oublie pas l’éclairage de secours et une horloge visible pour la pause et la séance de Q&R. Installe la signalétique et le programme imprimé avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de microphones faut-il pour une projection avec Q&R ?: Prévois au minimum deux microphones : un pour le modérateur et un pour le panel ou le public. À partir de quatre intervenants, ajoute un microphone supplémentaire ou organise un passage de micro.
Combien de verres et d’assiettes prévoir pour 50 personnes ?: Compte 55 verres et 55 assiettes pour garder une marge de 10 %. Si tu proposes plusieurs boissons, prévois 55 verres à eau et 55 verres adaptés aux autres boissons servies.
Quand tester le projecteur et le film ?: Effectue un premier test au moins 24 heures avant l’événement, avec le film, les sous-titres, le son et la présentation de la séance de questions-réponses. Refais un contrôle technique 60 à 90 minutes avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir comme solution de secours pour le film ?: Conserve au moins deux copies du film et des sous-titres : une sur l’ordinateur principal et une sur clé USB ou ordinateur de secours. Vérifie les fichiers sur le matériel de remplacement au plus tard la veille.

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