Que prévoir pour les Championnats du monde de cyclisme ?

Pour organiser une retransmission des Championnats du monde de cyclisme, prévoyez à la fois de quoi accueillir les spectateurs et de quoi suivre la course dans de bonnes conditions. La vaisselle, les boissons fraîches, le café et les encas partent souvent plus vite que prévu. Ajoutez le matériel nécessaire aux écrans, à la sonorisation et à l’alimentation électrique. Les éléments pratiques, comme les rallonges, les multiprises et les glacières, sont généralement les premiers oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 120
Bolsqté 40
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Écrans de télévisionqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 5
Répartiteurs HDMIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Drapeauxqté 20
Fanions de véloqté 100
Banderole de départ et d’arrivée
Décoration de tableqté 12
Affiches d’itinéraireqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Muffins - 100 pièces
- Citron - 20 pièces
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Assiettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure de retransmission. Gardez une partie des stocks au frais dans les glacières et rechargez-les avant l’arrivée du public.
Comptez une assiette, un bol, un verre, une fourchette, un couteau et une cuillère par invité, plus 10 % de réserve. Pour une réception de 50 personnes, cela représente 55 pièces de chaque type utilisé.
Testez les écrans, projecteurs, ordinateurs portables, câbles HDMI et répartiteurs au moins 24 heures avant l’événement. Branchez chaque écran avec son propre câble et prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique.
Installez les tables du buffet et les plateaux de service au moins 60 minutes avant le début de la course. Préparez les encas 30 à 45 minutes à l’avance afin de ne pas interrompre l’accueil ou la retransmission.
Refroidissez les boissons la veille et remplissez les thermos juste avant l’ouverture. Les machines à café et bouilloires doivent être testées avant l’arrivée du public, surtout si plusieurs personnes les utiliseront en même temps.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir par personne pour les Championnats du monde de cyclisme ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour quatre heures de retransmission et 20 invités, comptez environ 100 à 120 boissons au total, selon la météo et le type de public.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter pour 50 personnes ?: Prévoyez 55 assiettes, bols, verres, couteaux, fourchettes et cuillères si chaque élément est utilisé. Cette réserve de 10 % couvre la casse, les chutes et les remplacements pendant la journée.
Quand tester le matériel vidéo et audio ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements une dernière fois 60 minutes avant l’arrivée des invités. Contrôlez les écrans, projecteurs, câbles HDMI, répartiteurs, enceintes et microphone.
Quand refroidir les boissons et préparer le café ?: Mettez les boissons au frais la veille, ou au minimum six heures avant le début de la retransmission. Remplissez les thermos et testez les machines à café et les bouilloires dans les 30 minutes précédant l’ouverture.

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