Que prévoir pour l’investiture du maire ?

Une investiture réunit des élus, des intervenants, des invités, la presse et souvent un public debout ou assis. Les achats ne se limitent donc pas au buffet : il faut aussi prévoir l’accueil, les prises de parole, la technique et l’orientation dans le lieu. Utilisez les quantités finales d’invités pour ajuster les verres, les assiettes et les boissons. Prévoyez les éléments imprimés et les piles plusieurs jours avant la cérémonie, car ils sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Chargeurs de batterieqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Appareil photo
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 140
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à gâteauqté 140
Assiettes de dînerqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Plateauxqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 12

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 4
Drapeaux de la communeqté 4
Pieds de drapeauqté 4
Compositions floralesqté 8
Sets de nappesqté 12
Housses de chaiseqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Poids pour ballonsqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lanternesqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 5 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 12 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus de raisin - 4 briques
- Bière - 10 caisses
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 sacs
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 240 pièces
- Mini wraps - 180 pièces
- Mini quiches - 180 pièces
- Mini quiches végétariennes - 80 pièces
- Feuilletés feuilletés - 240 pièces
- Feuilletés végétariens - 100 pièces
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Viande de bœuf fumée - 1 kilogram
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Céleri branche - 2 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Poires - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 5 kilogram
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 3 kilogrammes
- Cornichons - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Mayonnaise sans œuf - 2 pots
- Crackers sans gluten - 8 paquets
- Pain sans gluten - 8 pains
- Wraps vegan - 60 pièces
- Tartinade végétalienne - 2 kilogrammes
- Amuse-bouches sans gluten - 80 pièces
- Bouchées végétaliennes - 80 pièces
- Mini pâtisseries - 240 pièces
- Mini pâtisseries vegan - 60 pièces
- Mini pâtisseries sans gluten - 40 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Chocolat - 4 kilogram
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Lingettes nettoyantes - 20 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour le premier service, puis ajoutez une marge de 10 % pour les invités supplémentaires et les verres cassés.
Pour l’accueil, préparez une table d’inscription, des badges nominatifs et au moins 1 exemplaire imprimé du déroulé par intervenant, avec quelques copies de réserve.
Comptez les chaises selon la liste définitive des invités et gardez 5 à 10 % de places supplémentaires si la salle le permet, notamment pour la presse et les accompagnants.
Testez les microphones, la table de mixage, l’ordinateur, l’écran et les rallonges au moins 24 heures avant la cérémonie ; chargez aussi les piles rechargeables et les talkies-walkies.
Ajoutez des poubelles près du buffet et de la sortie, ainsi que des porte-manteaux ou portants dimensionnés pour la fréquentation attendue : ces équipements sont rarement disponibles en quantité suffisante sur place.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une investiture du maire ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pour le premier service, selon la durée de la réception. Ajoutez une marge de 10 % pour absorber les invités non confirmés, les remplacements et la casse.
Quand acheter les boissons pour l’investiture du maire ?: Faites les courses 2 à 3 jours avant la cérémonie pour disposer de temps en cas de rupture ou d’oubli. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions.
Combien d’exemplaires du programme faut-il imprimer ?: Imprimez 1 exemplaire pour chaque intervenant, 1 pour chaque personne chargée de l’organisation et 5 à 10 copies de réserve. Préparez-les au plus tard la veille, après validation du déroulé.
Que faut-il vérifier pour la sonorisation avant la cérémonie ?: Testez chaque microphone, le pied de micro, la table de mixage, l’ordinateur, l’écran, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Chargez les piles et les batteries le même jour, puis gardez des chargeurs accessibles.

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