Einkaufsliste für die Amtseinführung des Bürgermeisters

Bei einer Amtseinführung müssen Empfang, Zeremonie und anschließender Austausch gleichzeitig funktionieren. Neben Getränken und Geschirr werden vor allem Technik, Sitzgelegenheiten, Registrierungsmaterial und klare Beschilderung benötigt. Planen Sie die Mengen erst nach der bestätigten Gästeliste und berücksichtigen Sie Ernährungswünsche sowie Barrierefreiheit. Diese Einkaufsliste zeigt, was am Veranstaltungstag bereitliegen oder rechtzeitig reserviert sein sollte.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
Rednertisch
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
Präsentationsbildschirm
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
BatterieladegeräteAnz. 3
FunkgeräteAnz. 6
Fotokamera
HandyladegeräteAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 140
Dinner-TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 140
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
TablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
ZangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
KaraffenAnz. 12

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 4
GemeindeflaggenAnz. 4
FahnenständerAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckensetsAnz. 12
StuhlhussenAnz. 20
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BallongewichteAnz. 12
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 4
LaternenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 5 Packungen
- Teebeutel - 200 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Traubensaft - 4 Packungen
- Bier - 10 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Säcke
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Sandwiches - 240 Stück
- Mini-Wraps - 180 Stück
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Vegetarische Mini-Quiches - 80 Stück
- Blätterteighäppchen - 240 Stück
- Vegetarische Blätterteiggebäcke - 100 stück
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Ziegenkäse - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Rinder-Rauchfleisch - 1 kilogram
- Gurke - 12 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Staudensellerie - 2 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 100 Stück
- Birnen - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Erdbeeren - 5 Kilogramm
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Oliven - 3 Kilogramm
- Gewürzgurken - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 2 Packungen
- Pfeffer – 2 Dosen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Butter - 2 Kilogramm
- Mayonnaise ohne Ei - 2 Gläser
- Glutenfreie Cracker - 8 Packungen
- Glutenfreies Brot - 8 Brote
- Vegane Wraps - 60 Stück
- Vegane Aufstrichcreme - 2 Kilogramm
- Glutenfreie Snacks - 80 Stück
- Vegane Häppchen - 80 Stück
- Mini-Gebäck - 240 Stück
- Vegane Mini-Gebäcke - 60 Stück
- Glutenfreie Mini-Gebäckstücke - 40 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Schokolade - 4 Kilogramm
- Servietten - 1000 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Reinigungstücher - 20 Stück
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flakons

Tipps

Planen Sie pro Gast für die erste Stunde zwei bis drei Getränke und kühlen Sie mindestens die Hälfte davon spätestens am Vortag. Rechnen Sie zusätzlich mit Wasser für die Redner und den Registrierungstisch.
Stellen Sie für die Anmeldung einen eigenen Tisch, Namensschilder und gut lesbare Beschilderung bereit. Legen Sie pro erwarteter Person ein Namensschild an und drucken Sie etwa 10 Prozent Reserve.
Prüfen Sie die Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag: Testen Sie Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und Präsentationsbildschirm mindestens 24 Stunden vorher im tatsächlichen Raum.
Planen Sie Sitzplätze nach der endgültigen Gästeliste und lassen Sie ausreichend Durchgänge frei. Reservieren Sie Möbel und Technik spätestens zwei bis drei Wochen vor der Zeremonie.
Stellen Sie für Buffet und Getränke genügend Teller, Gläser, Tassen und Servierplatten bereit und kennzeichnen Sie besondere Speisen deutlich. Kontrollieren Sie die bestätigten Cateringmengen spätestens drei Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Amtseinführung des Bürgermeisters?: Rechnen Sie für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, darunter Wasser. Bei einer zweistündigen Veranstaltung sollten Sie insgesamt etwa vier Getränke pro Gast einplanen und mindestens 10 Prozent Reserve einkaufen.
Wie früh muss ich die Technik für die Amtseinführung reservieren?: Reservieren Sie aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Präsentationsbildschirm spätestens zwei bis drei Wochen vorher. Einen vollständigen Funktionstest sollten Sie 24 Stunden vor Beginn durchführen.
Wie viel Geschirr brauche ich für das Bürgermeister-Event?: Planen Sie pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – ein Weinglas ein. Für Tassen, Besteck und Gläser sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Was darf ich bei der Amtseinführung nicht kurzfristig vergessen?: Häufig fehlen Ersatzbatterien, Ladegeräte, Verlängerungskabel, Beschilderung und Material für die Registrierung. Legen Sie diese Dinge spätestens am Vorabend bereit und prüfen Sie dabei auch die endgültige Gästeliste sowie die Cateringmengen.

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