La checklist pour organiser un atelier de robotique
Un atelier de robotique demande plus qu’une salle et quelques kits. Il faut coordonner les enseignants, les accompagnateurs, les inscriptions, les équipes et le matériel technique avant le jour J. Cette checklist de 53 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au contrôle de sécurité. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : logiciels testés, pièces de rechange, branchements, badges et consignes imprimées.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et la salle
Valider les enseignants et les accompagnateurs
Inventorier les kits de robotique et les ordinateurs portables
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la répartition des participants
Élaborer le programme de l'atelier
2 personnes
Préparer les épreuves de robotique
2 personnes
Tester les ordinateurs portables et le logiciel
2 personnes
Vérifier les pièces de rechange
Imprimer les consignes techniques
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Emballer les kits de robotique par équipe
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher les ordinateurs portables
3 personnes
Préparer les kits de robotique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme de l'atelier
Donner les consignes de sécurité
Répartir les équipes
2 personnes
Expliquer les pièces du robot
2 personnes
Construire le modèle de base
4 personnes
Expliquer l’environnement de programmation
2 personnes
Tester le premier programme du robot
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les snacks de pause
2 personnes
Expliquer le défi robotique
Animer le défi robotique
5 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les démonstrations finales
4 personnes
Annoncer les résultats et les prix
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Démonter les kits de robotique
4 personnes
Éteindre et emballer les ordinateurs portables
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Trier les pièces de robotique
2 personnes
Reconditionner tout l’équipement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger le stock restant
Renvoyer le matériel aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 8
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Table de buffetqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 16
- Kits de construction de robotsqté 8
- Chargeurs USBqté 16
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Routeur wifi
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Outils
- Tournevis de précisionqté 8
- Pincesqté 8
- Pinces coupantesqté 8
- Mètres rubansqté 8
- Testeurs de pilesqté 4
Matériel d'atelier
- Piles de rechangeqté 32
- Câbles de liaisonqté 100
- Résistancesqté 100
- Guirlandes LEDqté 50
- Serre-câblesqté 200
- Ruban électriqueqté 8
- Pistes d’essai en cartonqté 8
- Plots de balisageqté 24
- Tapis de travailqté 8
Papeterie
- Guides d’atelierqté 32
- Cartes de missionqté 32
- Badges nominatifsqté 36
- Stylosqté 36
- Blocs-notesqté 36
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Tasses à caféqté 30
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Cuillères de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Décoration
- Panneau d’accueil
- Nappesqté 10
Éclairage
- Lampes de tableqté 8
Sécurité
- Lunettes de sécuritéqté 36
- Kit de premiers secours
Nettoyage
- Seau de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle au moins 4 à 6 semaines avant l’atelier, puis vérifiez qu’elle dispose de suffisamment de prises, d’un accès Wi-Fi et d’un espace pour les épreuves.
- Testez chaque ordinateur portable avec le logiciel de robotique 7 à 10 jours avant. Faites également fonctionner les kits, les câbles de liaison et les chargeurs USB pour repérer les pannes avant l’installation.
- Préparez les équipes dès que les inscriptions sont closes, idéalement 5 à 7 jours avant. Emballez ensuite un kit de robotique par équipe et identifiez clairement chaque lot.
- Prévoyez les pièces de rechange, les piles et les outils en double ou en réserve. Les pinces, tournevis de précision, câbles et ruban électrique sont souvent indispensables dès qu’un montage bloque.
- Installez les tables, les chaises, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée des participants. Gardez les câbles hors des passages, puis effectuez le contrôle de sécurité avant d’ouvrir la table d’inscription.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de robotique ?
- Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver la salle, confirmer les enseignants et envoyer les invitations. Les tests du logiciel, la composition des équipes et l’emballage des kits doivent être terminés au plus tard 7 jours avant.
- Quand faut-il tester les ordinateurs et les kits de robotique ?
- Faites un premier inventaire dès le début de l’organisation, puis un test complet 7 à 10 jours avant l’atelier. Rebranchez rapidement chaque ordinateur et chaque kit le jour précédent pour éviter une panne au démarrage.
- Combien de temps avant faut-il clôturer les inscriptions ?
- Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’atelier. Ce délai permet de recueillir les besoins alimentaires, de répartir les participants et de préparer les badges nominatifs.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité et l’installation de la salle ?
- Installez les tables, les chaises, les rallonges et les multiprises avant l’accueil, puis gardez au moins 30 minutes pour le contrôle de sécurité. Vérifiez notamment les câbles au sol, les branchements et la circulation entre les postes.
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