Que prévoir pour l’installation du conseil municipal ?

L’installation d’un conseil municipal demande plus qu’une salle et des chaises. Il faut prévoir le mobilier pour le conseil, l’accueil et le buffet, la vaisselle pour le café et les repas, ainsi que le matériel de présentation et de sonorisation. Les drapeaux, les compositions florales et les badges sont souvent commandés trop tard. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les réservations avant le jour de la cérémonie.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table de conseil
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation

Décoration

Drapeau néerlandais
Drapeau de la commune
Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 12
Porte-nomsqté 40
Badges nominatifsqté 100
Pâte adhésiveqté 2
Panneaux en ardoiseqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4

Cuisine

Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Mini sandwiches - 120 pièces
- Mini quiches - 80 pièces
- Feuilletés végétariens - 80 pièces
- Bouchées de légumes vegan - 60 pièces
- Dés de fromage - 3 kilogrammes
- Brie - 1,5 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Olives - 1 kilogramme
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 sachets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez les chaises et les tables au moins une semaine à l’avance, puis vérifiez leur disposition dans la salle la veille. Gardez un passage dégagé vers la table du conseil et la table de prise de parole.
Réservez les microphones, les pieds, les haut-parleurs et la table de mixage au minimum 7 jours avant l’événement. Testez chaque câble, le vidéoprojecteur et l’ordinateur portable avant l’arrivée des invités.
Pour le buffet, comptez la vaisselle selon le nombre d’inscrits et ajoutez environ 10 % de marge. Les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux sont souvent oubliés lorsque le traiteur ne les fournit pas.
Prévoyez les drapeaux de la commune et des Pays-Bas ainsi que les compositions florales au moins 3 à 5 jours avant la cérémonie. Vérifiez aussi leurs dimensions pour qu’ils ne gênent ni les intervenants ni les prises de vue.
Préparez les badges nominatifs et les programmes imprimés 1 à 2 jours avant l’installation. Gardez quelques exemplaires vierges et une réserve de badges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une installation de conseil municipal ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 participants, cela représente environ 84 à 88 chaises, selon la configuration de la salle.
Quand réserver le matériel de sonorisation et de projection ?: Réservez les microphones, haut-parleurs, câbles, vidéoprojecteur et écran au moins 7 jours avant l’événement. Faites un test complet la veille, avec les présentations finales et l’ordinateur utilisé le jour même.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le buffet ?: Basez le nombre de tasses, verres, assiettes et couverts sur le nombre d’inscrits, avec une marge d’environ 10 %. Pour 50 personnes, prévoyez donc au moins 55 pièces par type de vaisselle utilisé.
Quand commander les fleurs et les drapeaux pour l’installation du conseil municipal ?: Commandez les compositions florales 3 à 5 jours avant la cérémonie et confirmez les drapeaux au plus tard une semaine à l’avance. Contrôlez leur présence lors de la vérification de la salle, la veille.

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