Que faut-il prévoir pour un forum de l’emploi ?

Un forum de l’emploi demande plus que des tables et des chaises. Il faut équiper les stands, accueillir les visiteurs, afficher les informations et prévoir le café, les boissons et le catering pour les participants. Cette liste réunit le matériel et les fournitures à acheter ou à apporter, notamment les badges, l’impression, la projection et les rallonges. Vérifie les quantités à partir du nombre d’employeurs, de recruteurs et de visiteurs inscrits.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de standqté 30
Chaisesqté 90
Portant de vestiaireqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 8
Microphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Bannières du forum de l'emploiqté 4
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Nappesqté 32

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 18 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Mini bouteilles d'eau - 120 pièces
- Mini-sandwichs au fromage - 60 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 30 pièces
- Sandwichs végétariens - 30 pièces
- Sandwiches vegan - 20 pièces
- Sandwichs sans gluten - 10 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 4 sacs
- Galettes de riz - 4 paquets
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 barquettes
- Doseurs de lait pour café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Sacs-poubelle - 3 rouleaux
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux

Conseils

Prévois une table d’inscription suffisamment grande pour les ordinateurs portables, l’imprimante et les badges. Ajoute une imprimante d’étiquettes si les badges sont produits sur place, et teste-la avant l’ouverture.
Compte au moins une table et plusieurs chaises par employeur selon l’espace attribué. Prépare aussi les panneaux de stand et les cartes de stand avant l’installation pour éviter de chercher chaque exposant le matin même.
Pour la présentation, vérifie le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et toutes les rallonges au moins 24 heures à l’avance. Une multiprise et une goulotte de câbles par zone technique évitent les câbles dans les passages.
Mets les boissons au frais avant l’arrivée des visiteurs et installe les machines à café assez tôt pour servir dès l’accueil. Prévois des thermos pour maintenir le café disponible pendant les échanges avec les recruteurs.
Ne commande pas la vaisselle uniquement selon le nombre d’employeurs : ajoute les visiteurs et l’équipe d’accueil. Prépare aussi les poubelles, les pinces de service et les plateaux avant de monter le buffet.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un forum de l’emploi ?: Prévois au minimum une table de stand par employeur, plus les tables d’inscription et de buffet. Ajoute une table supplémentaire si les recruteurs doivent présenter plusieurs supports ou recevoir les visiteurs à deux.
Quand préparer les badges pour un forum de l’emploi ?: Imprime les badges nominatifs au plus tard la veille si les inscriptions sont clôturées. Si les visiteurs peuvent encore s’inscrire sur place, garde une imprimante d’étiquettes et des porte-badges à la table d’accueil.
Quelle quantité de café et de boissons prévoir ?: Pour le premier accueil, compte environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée du forum. Prépare le café avant l’ouverture et garde une réserve dans des thermos plutôt que de tout servir en une fois.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les branchements au moins 24 heures avant le forum. Refais un contrôle sur place le jour même, après l’installation des stands et des câbles.

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