Que faut-il prévoir pour un festival folk ?

Un festival folk demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut prévoir le mobilier, la vaisselle, l’éclairage et le matériel de scène, puis organiser leur livraison ou leur transport avant le jour J. Comptez les participants, les artistes et les bénévoles séparément : leurs besoins ne sont pas les mêmes. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à rassembler sans oublier les éléments souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 12
Chaises des vestiairesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds d'enceinteqté 4
Câbles XLRqté 10
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2
Pieds de microqté 8
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches du festivalqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Poêlesqté 4
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Tickets de consommationqté 800
Caisse de caisseqté 2
Panneaux de menuqté 6
Vitrines réfrigéréesqté 2
Distributeurs d'eauqté 3
Gobelets d’artistesqté 30
Courses
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 18 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Eau plate - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 144 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Cidre - 24 bouteilles
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 3 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 30 kilos
- Baguettes - 25 pièces
- Mini petits pains à cuire - 150 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Salami - 2 kilo
- Poulet fumé - 2 kilo
- Œufs - 60 pièces
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Tomates - 8 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Poivrons - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Oignons rouges - 3 kilos
- Salade composée - 8 sacs
- Pommes de terre - 15 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Olives - 10 bocaux
- Cornichons - 6 pots
- Snacks salés - 8 sacs
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Pesto - 6 pots
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poivre noir - 2 petits pots
- Sel de cuisine - 2 paquets
- Herbes italiennes - 3 pots
- Ail - 6 têtes
- Sirop de sucre - 2 bouteilles
- Miel - 3 pots
- Biscuits - 12 paquets
- Gâteaux - 8 pièces
- Pâtisseries vegan - 4 plateaux
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Garniture de pain végane - 6 emballages
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Gants jetables - 200 pièces
- Mouchoirs - 12 boîtes

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si vous ne mettez pas en place de consigne ou de lavage pendant l’événement. Ajoutez les tasses, assiettes et couverts selon le nombre de repas servis, avec une marge de 10 %.
Réservez les tentes, tables, chaises, tables de bière et éléments de podium au moins 4 à 6 semaines avant le festival. Vérifiez aussi les dimensions et l’accès du site pour éviter une livraison impossible.
Pour la scène, contrôlez le nombre de microphones, pieds, câbles XLR et boîtiers DI par groupe avant de confirmer le programme. Faites un test technique complet au plus tard la veille, avec la table de mixage et les enceintes raccordées.
Prévoyez une source d’éclairage pour chaque zone utilisée après la tombée du jour : projecteurs LED pour la scène, guirlandes pour les espaces publics et lampes à piles pour les passages ou zones sans prise.
Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture et comptez les tickets de consommation avant l’arrivée du public. Gardez une réserve séparée pour les artistes, les bénévoles et les personnes qui assurent le service.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour un festival folk ?: Comptez 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si le lavage n’est pas organisé sur place. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les pertes, les gobelets en circulation et les besoins des artistes.
Quand réserver les tentes et le mobilier pour un festival folk ?: Réservez les tentes, tables, chaises et éléments de podium 4 à 6 semaines à l’avance. Pour une date très demandée ou un grand nombre de participants, prévoyez plutôt 8 semaines afin de conserver le choix du matériel.
Quel matériel technique prévoir pour les musiciens ?: Vérifiez au minimum la table de mixage, les microphones, les pieds de micro, les pieds d’enceinte, les câbles XLR, les boîtiers DI et le casque audio. Faites l’inventaire artiste par artiste 7 jours avant, puis testez chaque branchement la veille.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le festival pour les produits courants et refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture. Conservez une réserve non ouverte pour le service et les bénévoles.

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