Que faut-il prévoir pour un débat environnemental ?

Un débat environnemental demande surtout du matériel fiable pour les échanges, l’accueil du public et la restauration. Prévoyez les assises, les tables du panel et de l’inscription, puis vérifiez chaque élément technique avant le jour J. Les câbles, rallonges, multiprises et batteries externes sont souvent oubliés. Cette liste vous aide aussi à dimensionner la vaisselle réutilisable selon le nombre de participants et à ne pas laisser les intervenants ou le modérateur sans équipement adapté.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table de table ronde
Tabouretsqté 6
Table d'inscription
Tables d'informationqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 6
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentation
Caméra d'enregistrement
Trépied

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 130
Verres réutilisablesqté 130
Assiettes réutilisablesqté 130
Couverts réutilisablesqté 130
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisine de chefqté 3
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 130
Badges nominatifs des panelistesqté 6
Panneaux du programmeqté 6
Affiches d’informationqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Autocollants flèchesqté 30
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Plantesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau du robinet - 60 litres
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc sec - 8 bouteilles
- Vin rouge sec - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Jus de pomme pétillant - 6 bouteilles
- Baguettes complètes - 12 pièces
- Wraps complets - 80 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 2 kilogrammes
- Tranches de fromage vegan - 2 kilogrammes
- Tofu fumé - 2 kilogrammes
- Falafel - 4 kilogrammes
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 4 kilogram
- Radis - 12 bottes
- Roquette - 12 sacs
- Salade composée - 8 sacs
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Cornichons - 2 pots
- Pommes - 10 kilogrammes
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 6 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Crackers complets - 10 paquets
- Galettes de riz - 8 paquets
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Cumin - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Persil frais - 4 bouquets
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Sacs-poubelle pour déchets résiduels - 2 rouleaux
- Sacs poubelle en plastique - 2 rouleaux
- Sacs à déchets papier - 1 rouleau
- Sacs poubelle verre - 1 rouleau
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Serviettes en papier - 8 paquets
- Biscuits sans régime - 6 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les inscriptions de dernière minute et les accompagnants.
Pour le panel, comptez un microphone sans fil par intervenant et un de secours. Testez la table de mixage, les haut-parleurs et tous les câbles au moins 2 heures avant l’ouverture.
Prenez au minimum deux câbles HDMI, deux rallonges et deux multiprises, même si la salle semble déjà équipée. Un adaptateur manquant peut bloquer toute la présentation.
Installez la table d’inscription 45 à 60 minutes avant l’arrivée du public, avec les badges nominatifs et une table d’information séparée si vous distribuez des documents.
Pour la pause, prévoyez une tasse et un verre réutilisables par personne, plus 10 % de réserve. Les pichets à café, plateaux et saladiers doivent être disponibles avant le début du débat, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un débat environnemental ?: Comptez une chaise par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 participants attendus, prévoyez donc 84 à 88 chaises.
Combien de microphones prévoir pour un débat ?: Prévoyez un microphone sans fil pour chaque membre du panel, un pour le modérateur et idéalement un supplémentaire pour les questions du public. Pour quatre intervenants et un modérateur, cela fait six microphones.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant si le matériel est loué, puis un test complet sur place 2 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, la table de mixage et les batteries externes.
Quelle quantité de vaisselle réutilisable prévoir ?: Prévoyez une tasse et un verre par participant, plus 10 % de réserve. Pour 60 personnes, comptez au moins 66 tasses et 66 verres, ainsi que suffisamment d’assiettes et de couverts pour le service prévu.

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