Que faut-il prévoir pour un congrès technologique ?

Un congrès technologique demande plus qu’un vidéoprojecteur et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, les présentations, les échanges entre participants, les pauses et les besoins techniques de chaque intervenant. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, les accessoires de connexion et les fournitures à acheter ou à apporter. Vérifie les quantités après avoir arrêté le nombre de participants, d’intervenants et de salles utilisées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de congrèsqté 20
Chaisesqté 170
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones de tableqté 2
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs USB-Cqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Points d’accès Wi‑Fiqté 3
Batteries externesqté 8
Pointeurs laserqté 3
Buzzerqté 3
Caméras d’enregistrementqté 2
Trépiedsqté 2
Casques audioqté 4
Clés USBqté 6
Cahiersqté 4
Sets de stylosqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Cuillères à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateauxqté 8
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 6
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Numéros de tableqté 20
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 20
Presse-papiersqté 6
Pots à stylosqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de triqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Poudre de cacao - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 3 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Citron - 20 pièces
- Citrons verts - 20 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Avocats - 20 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains aux céréales - 120 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce pesto - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Salade de couscous - 8 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Légumes grillés - 6 kilogrammes
- Morceaux de poulet - 8 kilogram
- Falafel - 6 kilogramme
- Riz - 6 kilogrammes
- Sandwichs pour le dîner - 180 pièces
- Beurre aux herbes - 3 kilogrammes
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Vinaigrette vegan - 2 litres
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Galettes de riz - 6 paquets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Chocolat au lait - 2 kilogrammes
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Distributeurs de serviettes - 12 pièces

Conseils

Prévois un ordinateur de présentation par salle équipée, plus un ordinateur de secours pour l’ensemble du congrès. Ajoute au moins deux adaptateurs USB-C et deux câbles HDMI de rechange : ce sont les accessoires souvent oubliés le jour même.
Pour les pauses, compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux boissons par personne et par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil, pas juste au début de la journée.
Prépare un badge nominatif pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe, avec environ 10 % de badges vierges en réserve. Garde aussi une liste imprimée des participants à l’accueil pour corriger rapidement les inscriptions de dernière minute.
Pour chaque microphone ou appareil branché, prévois une rallonge et une multiprise disponibles, puis sécurise les passages avec des goulottes de câbles. Teste chaque salle au moins deux heures avant l’arrivée du public, avec les présentations réellement utilisées.
Prévois un jeu de stylos et un cahier par participant si la prise de notes est attendue, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires. Les batteries externes, clés USB et casques audio doivent rester accessibles à l’équipe plutôt que d’être rangés dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il imprimer pour un congrès technologique ?: Imprime un badge pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe confirmé. Ajoute une réserve d’environ 10 % et garde des badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Combien de boissons prévoir par personne pour un congrès ?: Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Ajuste la quantité selon la durée, la saison et la présence d’un déjeuner ou d’une pause-café.
Quel matériel audiovisuel faut-il tester avant le congrès ?: Teste chaque vidéoprojecteur, écran, ordinateur de présentation, microphone, haut-parleur et câble au moins deux heures avant l’ouverture. Vérifie aussi les adaptateurs USB-C, la table de mixage et la connexion Wi‑Fi dans chaque salle.
Combien de matériel de secours faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévois au minimum un ordinateur de présentation de secours pour le congrès, deux câbles HDMI supplémentaires et deux adaptateurs USB-C supplémentaires. Charge les batteries externes et rassemble les clés USB avant le jour de l’événement.

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