Qué necesitas para un congreso de tecnología

Organizar un congreso de tecnología exige más que reservar salas y confirmar ponentes. Esta lista reúne el material que necesitas para recibir a los asistentes, presentar contenidos y mantener las sesiones en marcha. Calcula las cantidades según el aforo, pero prepara siempre unidades de reserva para cables, adaptadores y baterías. También encontrarás lo que suele olvidarse hasta el último momento: señalización, conectividad estable y materiales impresos para recepción y ponentes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas para congresocant. 20
Sillascant. 170
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos de mesacant. 2
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores USB-Ccant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Puntos de acceso wificant. 3
Baterías externascant. 8
Punteros lásercant. 3
Clickerscant. 3
Cámaras de grabacióncant. 2
Trípodescant. 2
Auricularescant. 4
Memorias USBcant. 6
Cuadernoscant. 4
Juego de bolígrafoscant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejascant. 8
Calentadores de buffetcant. 6
Cubiterascant. 6

Decoración

Banners del congresocant. 4
Señales direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 180
Portabadgescant. 180
Números de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 20
Portapapelescant. 6
Portalápicescant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separacióncant. 6
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 2 latas
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Azúcar - 3 kilogramos
- Edulcorantes - 3 cajitas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Limones - 20 unidades
- Limas - 20 unidades
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Aguacates - 20 unidades
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 80 unidades
- Pan integral - 20 barras
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Panecillos multicereales - 120 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso curado - 3 kilogramo
- Jamón - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Hummus - 3 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa pesto - 2 tarros
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ensalada de cuscús - 8 kilogram
- Ensalada de pasta - 8 kilogram
- Ensalada de patatas - 6 kilogramos
- Verduras a la parrilla - 6 kilogram
- Trozos de pollo - 8 kilogramos
- Falafel - 6 kilogramos
- Arroz - 6 kilogramos
- Bocadillos para la cena - 180 unidades
- Mantequilla de hierbas - 3 kilogramos
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aliño vegano - 2 liter
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Mini muffins - 180 stuks
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Chocolate con leche - 2 kilogramos
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Esponjas - 12 unidades
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Bolsas para congelación - 4 cajas
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Dispensadores de servilletas - 12 unidades

Consejos

Prepara una mesa de recepción con tarjetas de nombre y la lista de participantes impresa. Lleva entre un 5 y un 10 % de tarjetas en blanco para cambios de última hora o inscripciones incompletas.
Calcula al menos un micrófono inalámbrico por persona que intervenga en una mesa y añade uno de reserva. Para preguntas del público, comprueba que el alcance cubra toda la sala.
Lleva un adaptador USB-C y un cable HDMI de repuesto por sala con proyección. Prueba cada portátil, presentación y conexión al menos 60 minutos antes de la primera sesión.
Reserva un punto de acceso wifi por cada zona con alta concentración de asistentes y verifica la red durante la prueba técnica. Añade baterías externas para ponentes y personal de recepción.
Encarga bebidas, almuerzo y aperitivos según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y separa claramente las opciones especiales.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos cables HDMI y adaptadores necesito para un congreso?: Calcula un cable HDMI y un adaptador compatible por sala con proyección, más una unidad de repuesto de cada tipo. Comprueba las conexiones durante la prueba técnica, como mínimo 60 minutos antes de empezar.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un congreso de tecnología?: Para una mesa con ponentes, cuenta un micrófono por participante y añade uno de reserva. Si habrá preguntas del público, incorpora al menos un micrófono inalámbrico adicional por sala.
¿Cuántas tarjetas de nombre debo imprimir?: Imprime una tarjeta por participante confirmado y añade entre un 5 y un 10 % extra. Lleva también tarjetas en blanco para cambios, sustituciones o personas que se inscriban el mismo día.
¿Cuándo debo preparar las bebidas y el material del congreso?: Recoge y revisa el material técnico el día anterior, y realiza una prueba completa al menos 60 minutos antes de la primera sesión. Enfría las bebidas varias horas antes y prepara recepción, tarjetas y listas antes de abrir las puertas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.