Liste de courses pour un congrès juridique

Un congrès juridique demande surtout une préparation matérielle précise : accueil des participants, interventions, projections et pauses doivent fonctionner sans improvisation. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les équipements de cuisine à prévoir. Vérifie les quantités à partir du nombre d’inscrits, des intervenants et de la durée du programme. Les câbles, adaptateurs, multiprises et supports de présentation sont souvent oubliés alors qu’ils peuvent bloquer toute une session.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentationqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 12
Balance de cuisine

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Sets de nappesqté 14
Supports de badges nominatifsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Supports de menuqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 120
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait pour le café - 6 sachets
- Sucre blanc - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Citrons - 2 kilogram
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d’orange - 8 briques
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-quiches - 160 pièces
- Mini-quiches végétariennes - 40 pièces
- Wraps au poulet - 120 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Croissants - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Tomates - 8 kilogrammes
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Maïs - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Fromage feta - 3 kilogrammes
- Parmesan - 1 kilogramme
- Pâtes - 12 kilogrammes
- Sauce à la crème au pesto - 8 liter
- Sauce tomate - 8 litres
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Boulettes végétariennes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 10 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre à l’ail - 3 kilogram
- Bouillon de légumes - 4 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Flocons de piment - 100 gram
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Olives - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Fruits frais - 8 kilogrammes
- Crème chantilly - 3 litres
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail en bois - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Mouchoirs - 12 boîtes

Conseils

Prévois une chaise par participant inscrit, puis ajoute quelques places pour les intervenants et l’équipe d’organisation. La table d’inscription doit rester proche de l’entrée et assez grande pour les badges, les programmes et les documents.
Pour chaque ordinateur ou appareil de présentation, vérifie au moins un câble HDMI et l’adaptateur correspondant. Teste tout le matériel la veille, avec les présentations réellement utilisées par les intervenants.
Compte au minimum un verre à eau par personne et par service, puis ajoute une réserve de 10 à 15 % pour les échanges et les remplacements. Pour une pause-café, prévois une tasse par personne et une machine à café adaptée au nombre de participants.
Regroupe les multiprises, rallonges et câbles sous les tables ou le long des passages avec du ruban gaffer. Prépare aussi une clé USB contenant les présentations sauvegardées, même si l’ordinateur dispose déjà d’un accès réseau.
Réserve les microphones, pieds, haut-parleurs et le mixeur audio en fonction de la salle et du nombre d’intervenants. Un hotspot Wi-Fi peut servir de solution de secours si la connexion du lieu devient instable pendant les présentations.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un congrès juridique ?: Prévois une table d’inscription, les badges nominatifs, les programmes imprimés et les documents d’accueil. Ajoute environ 10 % de badges et de programmes supplémentaires par rapport au nombre d’inscrits pour gérer les corrections et les inscriptions de dernière minute.
Combien de verres et de tasses faut-il pour un congrès ?: Compte au moins un verre à eau par participant et par service, avec une réserve de 10 à 15 %. Pour une pause-café, prévois une tasse par personne et vérifie que les machines à café et les bouilloires couvrent le nombre de participants en même temps.
Quel matériel audiovisuel faut-il acheter ou apporter ?: Prévois un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, les adaptateurs nécessaires et un cliqueur de présentation. Ajoute des microphones, des pieds, des haut-parleurs et un mixeur audio si plusieurs personnes interviennent ou si la salle est grande.
Quand vérifier le matériel d’un congrès juridique ?: Fais un premier contrôle au moins 7 jours avant l’événement, puis un test complet la veille dans la salle. Vérifie notamment les présentations, les connexions HDMI, le son, les multiprises, les rallonges et la clé USB de sauvegarde.

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