Liste de courses pour un congrès infirmier

Un congrès infirmier demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les pauses, les repas, les interventions et les déplacements entre les salles. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à réserver, de la vaisselle aux câbles de secours. Comptez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants, les accompagnants et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tables pour les visiteursqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table des intervenants
Tabouretsqté 4
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Ordinateur portable de présentation
Ordinateur portable de secours
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Support pour ordinateur portable
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Pointeur laserqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 110
Pinces pour badges nominatifsqté 110
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 6
Panneaux pour les intervenantsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Thermosqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 300 pièces
- Tisane - 80 sachets
- Poudre pour cappuccino - 2 kilos
- Poudre de cacao - 1 kilo
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait sans lactose - 4 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 300 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Ice tea - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Tartines - 8 paquets
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains complets - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 3 kilo
- Rosbif - 2 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombre - 20 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Salade - 12 laitues
- Roquette - 2 kilos
- Poivrons - 5 kilos
- Oignon rouge - 2 kilos
- Avocats - 30 pièces
- Tomates cerises de Noël - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Feta - 2 kilos
- Pois chiches - 3 kilos
- Quinoa - 4 kilo
- Pâtes - 8 kilos
- Riz - 6 kilos
- Filet de poulet - 12 kilo
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Légumes grillés - 8 kilos
- Champignons de Paris - 4 kilo
- Courgettes - 20 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Pommes de terre - 15 kilos
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Soupe de poulet - 8 litres
- Soupe de tomates - 8 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce pesto - 2 kilos
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 1 kilo
- Sandwichs au croquette - 100 pièces
- Mini-quiches - 120 pièces
- Mini-sandwichs - 160 pièces
- Muffins salés - 120 pièces
- Biscuits au beurre - 8 kilos
- Brownies - 120 pièces
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 60 pièces
- Mélange de noix - 4 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Barres chocolatées - 120 pièces
- Crème chantilly - 2 liter
- Glaçons - 20 kilos
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Serviettes à café en papier - 300 pièces
- Pailles - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute.
Pour une journée complète, comptez au moins 2 verres à eau et 2 tasses par personne si le lavage n’est pas organisé. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire pour les pauses et les repas.
Préparez les boissons la veille : comptez environ 1 litre d’eau par personne pour la journée, davantage si les salles sont chaudes ou mal ventilées.
Ne vous contentez pas d’un seul ordinateur de présentation. Gardez un ordinateur portable de secours, au moins 2 câbles HDMI et les adaptateurs correspondant aux équipements des intervenants.
Regroupez les badges, programmes, plans d’accès et liste des participants dans des bacs séparés avant l’ouverture. Prévoyez au moins 5 % de badges vierges pour les corrections et inscriptions tardives.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un congrès infirmier ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 200 inscrits, cela représente 210 à 220 chaises, sans compter les besoins spécifiques des intervenants.
Quelle quantité d’eau faut-il acheter pour un congrès d’une journée ?: Comptez environ 1 litre d’eau par personne pour la journée, soit 200 litres pour 200 participants. Ajoutez 10 à 15 % si la salle est chaude, si le programme est dense ou si aucun point d’eau n’est facilement accessible.
Quand faut-il préparer le matériel audiovisuel ?: Rassemblez le projecteur, l’écran, les microphones, le mixeur, les câbles et les adaptateurs au moins 48 heures avant le congrès. Faites un test complet dans la salle la veille, avec l’ordinateur principal et l’ordinateur de secours.
Combien de badges vierges prévoir pour les inscriptions tardives ?: Prévoyez des badges vierges pour au moins 5 % des participants attendus. Pour 200 personnes, imprimez donc 10 badges supplémentaires et gardez une imprimante ou des étiquettes disponibles pour les modifications du jour même.

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