Qué necesitas para un congreso de enfermería

Organizar un congreso de enfermería exige más que reservar una sala y confirmar ponentes. Esta lista reúne el material que suele hacer falta para el registro, las ponencias, las pausas de café y la atención a los asistentes. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para imprevistos. Los adaptadores, los cables de reserva y las acreditaciones suelen ser lo que se intenta resolver demasiado tarde.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 110
Mesas para visitantescant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mesa del ponente
Taburetescant. 4
Atril
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 8
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Portátil de presentación
Portátil de reserva
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Clic de presentacióncant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores móvilescant. 4
Soporte para portátil
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12
Puntero lásercant. 2

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 110
Sujetadores para acreditacionescant. 110
Banners del congresocant. 3
Señales de orientacióncant. 8
Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 6
Carteles para ponentescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Termoscant. 10

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Guantescant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Té de hierbas - 80 bolsitas
- Cappuccino en polvo - 2 kilos
- Cacao en polvo - 1 kilo
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Ice tea - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Tostadas - 8 paquetes
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Panecillos integrales - 100 piezas
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilos
- Rosbif - 2 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Pepino - 20 unidades
- Tomates - 8 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Rúcula - 2 kilo
- Pimiento - 5 kilo
- Cebolla roja - 2 kilos
- Aguacate - 30 unidades
- Tomates cherry - 4 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Feta - 2 kilos
- Garbanzos - 3 kilos
- Quinoa - 4 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Arroz - 6 kilos
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Hamburguesas vegetales - 40 unidades
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Champiñones - 4 kilo
- Calabacines - 20 unidades
- Zanahorias - 5 kilos
- Patatas - 15 kilos
- Caldo de verduras - 2 liter
- Sopa de pollo - 8 litro
- Sopa de tomate - 8 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa pesto - 2 kilo
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 1 kilo
- Sándwiches de croqueta - 100 unidades
- Mini quiches - 120 unidades
- Mini sándwiches - 160 unidades
- Muffins salados - 120 unidades
- Galletas de mantequilla - 8 kilo
- Brownies - 120 unidades
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 60 unidades
- Mezcla de frutos secos - 4 kilo
- Pasas - 2 kilos
- Barras de chocolate - 120 unidades
- Nata montada - 2 litros
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Servilletas de papel para café - 300 unidades
- Pajitas - 150 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Prepara una acreditación y una tarjeta identificativa por participante confirmado, más un 5 % adicional para inscripciones de última hora o errores de impresión.
Para una pausa de café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona y entre 1,5 y 2 vasos de agua por persona; enfría las bebidas antes de que llegue el primer grupo.
Lleva un portátil de reserva, al menos un clic de presentación adicional y adaptadores HDMI compatibles con los equipos de los ponentes; no des por hecho que todos traerán el mismo conector.
Calcula las sillas para el aforo confirmado y deja un margen del 5 al 10 % si la sala lo permite. Prepara también mesas separadas para el registro, los visitantes y el ponente.
Reúne programas, mapas de ruta y la lista de participantes como mínimo 24 horas antes. Guarda una copia digital de las presentaciones y lleva cables alargadores, regletas y cargadores móviles.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de enfermería?: Prepara una silla por asistente confirmado y añade un 5-10 % de margen. Para 100 inscritos, calcula entre 105 y 110 sillas, siempre que el aforo y la distribución de la sala lo permitan.
¿Cuánta agua y café necesito por persona en un congreso?: Para cada pausa, calcula 1,5-2 vasos de agua y aproximadamente 2 tazas de café por persona. Si el programa incluye dos pausas, duplica esas cantidades y añade un 10 % para ponentes y consumo adicional.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los programas?: Imprime las acreditaciones, los programas y los mapas de ruta al menos 24 horas antes del congreso. Reserva un 5 % de copias adicionales para cambios de última hora y asistentes no previstos.
¿Qué equipo audiovisual debo llevar como respaldo?: Además del portátil principal, lleva un portátil de reserva, cables HDMI, adaptadores HDMI, un clic adicional y cables alargadores. Comprueba todo en la sala entre 2 y 3 horas antes del inicio.

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